Priprema i pisanje dobrih minuta sastanka su vještine koje svatko može steći uz malo pripreme i pažnje prema detaljima. Nepristran i točan zapis o sastancima je zakonski uvjet za mnoge tvrtke. Bilo da pišete minute za poslovnu, političku, društvenu ili volontersku organizaciju, zapisnik će postati stalni dio povijesti organizacije. U mnogim slučajevima, minute se čuvaju godinama, desetljećima, a ponekad i stoljećima.
Stavke koje su vam potrebne
-
dnevni red
-
Popis sudionika
-
Kasetofon
-
bilježnica
Dolazite na sastanak rano s dnevnim redom sastanka, popisom sudionika i opremom potrebnom za bilježenje zapisnika. Odaberite mjesto u blizini facilitatora sastanka. Sjedenje u blizini voditelja sastanaka omogućuje vam da bolje čujete i jednostavno tražite pojašnjenja.
Pitajte možete li upotrijebiti snimač za snimanje audio zapisa sa sastanka. Ako vodite bilješke na računalu, provjerite da li ispravno radi, te da imate papirnatu bilježnicu i instrumente za pisanje koji će se koristiti kao sigurnosna kopija u slučaju da računalo ne uspije.
Zabilježite datum i vrijeme poziva na sastanak. Zabilježite suštinu izvješća službenika i povjerenstava. Obično se puni izvještaji prilažu zapisnicima sastanka. Zabilježite pokrete koji se pojavljuju. Uključite tko je predstavio svaki prijedlog, tko je podnio prijedlog i je li prijedlog odobren, što je poznato kao "nošeno" ili nije. Ako je točka dnevnog reda podnesena - na kojoj se nije postupalo tijekom sastanka, ali je zadržana kasnije, imajte na umu tko je predstavio prijedlog za uvrštenje stavke i tko je podnio prijedlog. Snimanje najava i datumi naknadnih sastanaka.
Pronađite ili stvorite predložak minuta sastanka. Vaša organizacija možda već ima predložak minuta sastanka. Ako se to ne dogodi, možete upotrijebiti jedan od brojnih predlošaka za sastanke koji su dostupni na mreži ili izraditi vlastiti predložak. Predlošku je potrebna linija naslova, tijela i potpisa. Naslov sadrži naziv organizacije i datum, vrijeme i mjesto sastanka.
Izradite tijelo predloška koristeći dnevni red sastanka kao vodič. U taj dio uključite sljedeće stavke: statistiku nazočnosti, odobrenje posljednjeg zapisnika o sastanku, izvješća službenika i odbora, stare poslove, nove poslove, najave i vrijeme odgode.
Osigurajte da predložak sadrži linije potpisa i datumske linije za tajnika i tijelo koje odobrava.
Pripremite minute koristeći predložak. Uklonite prekomjerne pojedinosti. Zabilježite što je odlučeno, tko će poduzeti radnju, kada je to potrebno i kako će organizacija znati kada je akcija završena. Nakon što dovršite svoj prvi nacrt, pregledajte audiozapis sastanka kako biste bili sigurni da ste snimili sve što je potrebno. Zatim uredite svoje minute.
Zapisnik je zapis radnji koje organizacija poduzima. To nije zapis o svemu što je rečeno, što je transkript. Držite minute profesionalnim. Ne uključujte svoje mišljenje, prosudbu ili tumačenje. Izrazi kao što su "vruća rasprava" i "odličan komentar" nemaju mjesta u zapisnicima o stručnom sastanku. Nikada nemojte uključivati prijedloge koji su povučeni.
Priložite izvješće službenika i povjerenstava na popunjeni zapisnik. Izvršite potreban broj kopija. Ako je moguće, rasporedite sastanke nekoliko minuta prije sljedećeg sastanka kako biste brzo mogli dopuniti i / ili izvršiti ispravke.
Savjet
-
Provjerite prisutne na svom popisu kada dođu na sastanak. Zabilježite postignuća kao i brige. Provjerite jesu li imena ispravno napisana. Zadržite sigurnosnu kopiju minuta. Nemojte se bojati tražiti pojašnjenje.
