Robertova Pravila reda su konačni vodič o tome kako provesti javni sastanak. Knjiga koju je napisao Henry Martyn Robert 1876. godine, knjiga i njezina kasnija izdanja temelje se na trenutnoj parlamentarnoj proceduri.
Zapisnik sa sastanka je službena evidencija o onome što se dogodilo na tom sastanku. Oni su dokumentacija prijedloga, glasova i izvješća odbora. U većini slučajeva, zapisnici su zapis onoga što se radi na svakom sastanku, a ne ono što je rečeno.
U skladu s Robertovim pravilima reda, zapisnik o sastanku treba pročitati i odobriti na početku svakog sljedećeg sastanka. Ako postoji neuobičajeno dugo razdoblje između sastanaka - ili ako je čitanje zapisnika nepraktično - zapisnik može odobriti, uz pristanak tijela, predsjedatelj i izvršni odbor.
Podnesite minute na odobrenje.
Obično se greška u zapisniku može predočiti predsjedatelju. On će odobriti ispravak neformalno.Ako postoji neki spor u vezi s ispravkom, treba glasati o tome treba li odobriti predloženu izmjenu zapisnika.
Napravite detaljnu bilješku ako je potrebno ispraviti pogrešku u zapisniku.
Ispravite tekst odobrenih zapisnika. Prema Robertovom Pravilniku o redoslijedu, zapisnik sa sastanka na kojem se vrše ispravke treba sadržavati zapisnik (prethodnog sastanka) "odobren je kao ispravljen".
Da biste ispravili pogrešku u minutama nakon što su već odobrene, član mora podnijeti zahtjev za "Izmijeni nešto prethodno prihvaćeno".
Navedite točan tekst prijedloga za "Izmijeni nešto ranije prihvaćeno" u zapisniku sa sastanka na kojem je podnesen prijedlog - i je li prihvaćen ili odbijen.
