Točno sastavljanje minuta sastanka osigurava da sudionici ostanu usredotočeni na dodijeljene zadatke, smanjuju pogrešnu komunikaciju i poboljšavaju učinkovitost naknadnih sastanaka. Prednosti jasnih i sveobuhvatnih minuta sastanka znači da svaki vlasnik tvrtke, izvršni direktor ili drugi vođa koji redovito održava sastanke treba utvrditi smjernice za vođenje minuta. Ove smjernice trebaju obuhvatiti ono što se događa prije, tijekom i nakon sastanka.
Prije sastanka
Odredite tko traje nekoliko minuta
Dok naizgled čisti zadatak, snimanje minuta sastanka zahtijeva značajnu pažnju na detalje. Kao rezultat toga, zapisničar bi trebao imati minimalno sudjelovanje na sastanku. To omogućuje fokusiranje većine energije na snimanje bitnih točaka sastanka.
Savjet
-
Tvrtke često koriste izvršne pomoćnike ili recepcionare da bi odvojile minute jer ti zaposlenici često nemaju aktivnu ulogu na samom sastanku.
Koristite standardizirani obrazac
Izradite vlastiti standardizirani obrazac za sastanak koji će se koristiti tijekom sastanka. Standardizacija pomaže zapisničaru da zna gdje da stavi informacije i pomaže sudionicima da kasnije pročitaju dokument. Osnovne informacije trebaju uključivati:
- Popis sudionika.
- Datum.
- Popis tema za raspravu.
- Plan djelovanja odlučio se o svakoj temi.
- Oni koji su odgovorni za provedbu tih radnji.
Tijekom sastanka
Ispunite osnovne informacije
Prije službenog početka sastanka popunite bitne informacije kao što su sudionici i datum. Time se sprječava nepotrebno gubljenje vremena tijekom samog sastanka.
Snimanje samo važnih informacija
Zapisnici sastanaka ne bi trebali prepisati cijeli sastanak, Naprotiv, zapisnici sa sastanaka bilježe važne zadatke i upute u pojednostavljenom obliku. Stoga biste trebali zabilježiti podatke kao što su delegiranje dužnosti, datumi dospijeća, oni koji su dodijeljeni tim dužnostima i sve druge naizgled relevantne informacije. Zapisnik o sastancima ne smije sadržavati opće rasprave ili tangencijalne informacije.
Zatražite pojašnjenje
Zapisnik mora točno odražavati najvažnije točke sastanka. Zatražite pojašnjenje ako je bilo koja informacija o kojoj se raspravljalo tijekom sastanka nejasna. Nikada nemojte pretpostavljati ili riskirate netočne informacije ili propuste. Međutim, kada tražite pojašnjenje, uvijek slijedite protokole za sastanke. Neki sastanci imaju neformalan pristup, dok drugi usvajaju strukturirana Robertova pravila reda.
Pogledajte Prethodne minute
Trenutne minute koje sastavite mogu se odnositi na prošle minute sastanka. To zahtijeva da donesete prošle minute sastanka na novi sastanak kako bi informacije bile dostupne svim sudionicima.
Nakon sastanka
Zapisnik pregleda
Provjerite zapisnike sastanka za tipografske pogreške ili nejasne rečenice. Popravite ih prije dovršetka minuta. Bilo kakve pogreške mogu potencijalno izazvati zabunu u vezi važnih zadataka.
Pošalji sudionicima
Pošaljite zapisnik sa sastanka na odobrenje sudionicima sastanka. To daje polaznicima priliku da postavljaju pitanja ili ispravljaju pogreške. Obavijestite sve prisutne ako je došlo do promjena.
Finalizirajte i datoteku
Nakon što svi sudionici odobre zapisnik, potpišite zapisnik s datumom odobrenja navedenim pored potpisa. Nakon toga, pohranite minute na računalo ili u mapu s drugim zapisnicima o sastanku. Držite sve sastanke zajedno, što omogućuje jednostavan prijevoz do budućih sastanaka i osigurava središnje mjesto ako se bilo tko treba pozvati na dokumente.
