Kada čujete računovođu o debitima i kreditima, oni obično ne govore o debitnoj kartici ili kreditnoj kartici iz svoje lokalne banke. Debiti i krediti, u računovodstvenom smislu, znače nešto malo drugačije. Oni služe kao sredstvo za evidentiranje računovodstvenih transakcija, a ti unosi čine osnovu nečega što se naziva računovodstvo dvostrukog unosa.
Računovodstvo dvostrukog upisa prvi put je korišteno 1400. godine, a talijanski matematičar Luca Pacioli napisao je i objavio knjigu na tu temu 1494. godine. Knjiga je ilustrirala njegova prijateljica Leonardo Da Vinci i opisala računovodstveni sustav pokrivajući teme poput računovodstva časopise, račun dobiti i gubitka, bilancu, dvostruko knjiženje i mnoge druge koncepte koji su činili osnovu računovodstvenih sustava koji se i danas koriste.
Iako mnogi na terenu smatraju Paciolija "ocem računovodstva", neki oblik njegovog sustava dvostrukog ulaska bio je u upotrebi mnogo godina prije nego je Paciolijeva knjiga objavljena, iako nitko ne zna kako ili kada je prvi put došao računovodstveni sustav.
Što je zaduženje i kredit?
Sustav računovodstva poslovnih transakcija, koji se također naziva knjigovodstvenim, radi na temelju toga da svaka nova transakcija koju poduzeće čini uzrokuje dvije različite promjene u financijskom stanju tvrtke. Računovođe koriste zaduženja i kredite za evidentiranje transakcija na dva ili više knjigovodstvenih računa, koristeći određeni skup debitnih i kreditnih pravila.
Izvan računovodstvenog svijeta, riječ kredit obično ima pozitivnu konotaciju, kao što je dodatni kreditni rad, ili dobivanje zasluga za naporan pokušaj. Za računovođe, međutim, jedino što predstavljaju zaduženje i zaduženje su lijeve i desne strane T računa, koje se koriste na sljedeće načine.
Prilikom izrade i unosa računovodstvene transakcije možete koristiti dugovanja i kredite kako biste odredili kako dolari koji dolaze ili izlaze iz tvrtke utječu na uključene račune. Možete ih unijeti u računovodstveni sustav temeljen na softveru, unoseći podatke u računovodstveni dnevnik, poznat kao izrada dnevnika. Računovodstveni sustav trebao bi biti postavljen za knjiženje tih unosa u glavnu računovodstvenu evidenciju tvrtke, koja se naziva glavna knjiga.
Vjerojatno ćete vidjeti da su debit i kredit skraćeni kao dr. I cr. Čini se da ne postoji jedno jedino objašnjenje za podrijetlo ovih kratica, ali neki nagađaju da oni predstavljaju debitne zapise i kreditne podatke. Drugi se osvrću na povijesno računovodstvo i kažu da se zalažu za latinske riječi debere ad credere.
Kredit označava unos transakcije na desnoj strani zapisa računa u dva stupca, dok zaduženje označava unos transakcije na lijevoj strani. Ovi zapisi o računu, nazvani "T računi", zaradili su svoje ime jer računovođa izvlači T oblike na papiru i stavlja nazive računa koji se koriste na vrhu, kao što su "gotovina" na jednom T i "uredski materijal" na drugoj.
Lijeva strana svakog T računa uvijek se koristi za debitne unose, a desna strana T uvijek se koristi za unose kredita. T računi se često koriste kao osnovni alat za obuku kako bi pomogli učenicima razumjeti kako funkcionira računovodstvo dvostrukog unosa. T računi omogućuju vam da na papiru napišete kako se svaka strana transakcije bilježi u različite račune glavne knjige. Ova metoda ne funkcionira za računovodstvo s jednim unosom.
Ovi računi T grafički su način prikazivanja računa u glavnoj knjizi, koji je glavni zapis za pohranu svih računovodstvenih transakcija tvrtke. Mnogi računovođe ispisuju knjigovodstvene zapise na papiru pomoću dijagrama T-računa, kao način za dvostruku provjeru transakcije i osiguravaju da ukupna debitna i kreditna zaduženja nula i da računovodstvena jednadžba bude uravnotežena.
Kompleksna računovodstvena transakcija može zahtijevati unose zabilježene na više različitih računa, zbog čega je potrebno koristiti nekoliko T-računa rukom pisanih za provjeru i provjeru transakcije.Ovo opet služi kao učinkovit način da se potvrdi da su sva zaduženja i potraživanja transakcije uravnotežena na nulu i da transakcija ne sadrži pogreške prije unosa unosa u glavnu knjigu računovodstvenog sustava.
Za redovito dnevno računovodstveno poslovanje, računovođa bi stvorio unose dnevnika izravno u računovodstveni softver, umjesto da koristi račune T.
Što je stanje kredita?
Kreditni saldo odnosi se na saldo u dolarima na određenom računu, ali nije baš tako jednostavno. Kada tvrtka uspostavi svoju glavnu knjigu, ona kreira kontni plan. Ovo je popis svakog računa koji tvrtka koristi za bilježenje financijskih transakcija, a podaci na tim računima u konačnici ulaze u financijska izvješća tvrtke.
Svaki račun ima "normalno" stanje; drugim riječima, obično sadrži ili debitnu ili kreditnu bilancu. Na primjer, račun prodaje obično ima pozitivan saldo, koji bi bio kreditni saldo. Da biste povećali ovaj račun, izvršili biste unos kredita. Ako je na računu za prodaju zadužen ili negativan saldo, to će biti važna crvena oznaka za istraživanje. Neki se računi ponašaju suprotno, a kreditni saldo bi bio negativan, kao što je unos kredita na novčani račun smanjio saldo gotovinskog računa.
Svi računi, bez obzira na to jesu li na teret ili na kredit, poštuju načelo koje se naziva računovodstvena jednadžba:
Računovodstvena jednadžba: Imovina = Obveze + vlasnički kapital
Ova temeljna jednadžba je temelj cjelokupnog računovodstvenog sustava s dvostrukim unosom, a kada ulazak utječe na račun imovine, on također mora utjecati i na račun obveze ili vlasnički kapital, kako bi jednadžba ostala u ravnoteži. Sustav debitnog i kreditnog dvostrukog unosa je mehanizam koji pomaže u održavanju ravnoteže jednadžbe.
Računi s normalnim kreditnim saldom povećavaju se prilikom unosa kredita. Prihodi koji dolaze u tvrtku ili dobici, kao što je dobit od prodaje imovine kao što je rabljena oprema koju je prodala tvrtka, su računi računa dobiti i gubitka te se bilježe kao povećanje korištenjem kredita. U bilanci, ulazak kredita povećao bi odgovornosti i vlasničke račune vlasnika.
Što je stanje dugovanja?
Računi s normalnim debitnim saldom uključuju imovinu na bilanci i račune rashoda u računu dobiti i gubitka. To znači da debitni unos povećava saldo tih računa. Troškovni računi uključuju trošak plaća, trošak kamata, trošak nabave i druge troškove povezane s uredom.
Nije uvijek lako zadržati dugovanja i kredite ispravno, ali možete misliti na teret računa troška svaki put kada napravite trošak.
Je li dugovno stanje pozitivno ili negativno?
Brzi odgovor je, to ovisi. Uobičajena bilanca za račun imovine je debitno stanje, ali i pozitivan iznos. Na primjer, novčani račun u bilanci ima normalno, pozitivno debitno stanje ako društvo ima gotovinu u banci.
S druge strane, kada uzmete u obzir račun izdataka na računu dobiti i gubitka, ti računi također imaju normalno debitno stanje, ali umjesto toga on predstavlja negativan broj ili novac koji je tvrtka platila.
Što znači kreditirati iznos?
Prilikom knjiženja iznosa unosite račun u obliku kredita, a ne zaduženja. Ako kreditirate račun s obvezama, povećat ćete saldo računa. Na primjer, ako kreditima koji se plaćaju duguju 100 HRK jer ste klijentu dodijelili kredit, povećali ste saldo računa računa za plaćanje. Na računu dobiti i gubitka, ako kreditirate svoj račun prihoda od prodaje, također ste ga povećali jer račun prodaje ima normalan kreditni saldo, a kreditni unosi ga povećavaju.
Ako unesete kredit na račun s normalnim dugovnim stanjem, koji uključuje račune imovine na računu bilance i troškova na računu dobiti i gubitka, to znači da smanjujete stanje na računu. Na primjer, kažete da ste platili 50 dolara gotovine za kupnju potrošnog materijala. Vi biste smanjili novčani račun tako što ćete unijeti kredit jer je gotovina uobičajeni račun debitne bilance.
Što su kontra računi?
Kontra računi računi su glavne knjige koji rade suprotno od uobičajenih debitnih i kreditnih računa. Na primjer, kontra-aktivni račun ima normalan kreditni saldo, pri čemu uobičajeni račun imovine ima normalno debitno stanje. Kontra računi rade kako bi nadoknadili redovne račune i dopuštaju da se izvorni saldo nalazi u računovodstvenim evidencijama, a istovremeno izvještava o iznosima prijeboja.
Na primjer, račun potraživanja ima konta koji se nazivaju "ispravak sumnjivih računa". Stanje na računu potraživanja predstavlja račune kupaca koji su izdani, ali još nisu plaćeni. Ispravak vrijednosti za sumnjive račune predstavlja iznos za koji tvrtka smatra da neće ikada vidjeti isplatu. Taj je iznos često mali postotak ukupnog salda potraživanja.
Recimo da račun računa potraživanja ima uobičajeno dugovanje u iznosu od 30.000 USD. Ispravak vrijednosti sumnjivih računa ima normalan kreditni saldo od 2.000 USD. Ova dva računa se međusobno nadoknađuju, ostavljajući s vama neto od 28.000 dolara u potraživanjima. Korištenjem tih dvaju računa još uvijek možete prijaviti izvorne iznose potraživanja i biti u mogućnosti pokazati da ih je nadoknađivao 2.000 dolara za koje znate da vjerojatno nikada nećete dobiti, dajući vam iznos koji će se pretvoriti u gotovinu.
Postoje i drugi kontra računi koji uvijek imaju partnera. Primjerice, akumulirana amortizacija je kontra konta imovine, a vezana je za račun dugotrajne imovine i opreme. Račun prodaje ima kontni prihod koji se zove povrat i odobrenje.
Korištenje probnog stanja
Računovođe sastavljaju izvješće pod nazivom probna bilanca kada koriste računovodstveni sustav dvostrukog unosa kako bi provjerili jesu li svi unosi izvršeni ispravno. Probna bilanca prikazuje sve račune u glavnoj knjizi tvrtke i bilancu svakog računa. Kada koristite računovodstvo dvostrukog unosa, morate izvršiti debitni unos kako biste nadoknadili svaki unos kredita i obrnuto. Ako primate gotovinu za prodaju robe, povećat ćete prodajni račun s unosom kredita, a također ćete povećati svoj novčani račun pomoću unosa kredita. Sva dugovanja i krediti moraju se međusobno nadoknaditi.
Kada pogledate izvješće probne bilance, svi unosi trebali bi se međusobno nadoknaditi kako bi izvješće imalo nulu. Ako probna bilanca ima neku drugu ukupnu vrijednost, unesen je netočan ili nepotpun unos i mora biti ispravljen.
Neke pogreške možda neće biti moguće otkriti ako pogledate probnu bilancu, na primjer, ako se dugovanja i krediti međusobno nadoknađuju, ali su prebačeni na pogrešne račune. Ako uopće ne unesete transakciju, tu pogrešku nećete uhvatiti ako pogledate probnu bilancu. Osim toga, ako su napravljene različite pogreške zaduživanja i kredita, a one se samo međusobno nadoknađuju brojčano, neće se otkriti na probnoj bilanci.
