Kada se održava godišnji sastanak strateškog planiranja, priprema često zasjenjuje stvarnu svrhu sastanka. Dio pripreme uključuje izradu dnevnog reda, pozivanje sudionika, slanje dnevnog reda i pripremu mjesta održavanja. Međutim, ako sam sastanak ne prihvaća brainstorming, donošenje odluka i stvaranje planova, možda neće proizvesti inovaciju i stratešku izvrsnost koju želite. Iako su mjesto i organizacija važni, kvaliteta komunikacije licem u lice daje rezultate.
Odredite ciljeve sastanka
Strategije obično pokrivaju širenje tvrtke, marketing, proizvodne linije, konkurenciju i financijske obveze. Sastanci za strateško planiranje koji jednostavno preispituju stari strateški plan s vašom upravnom grupom ne razmatraju plan za moguće poboljšanje. Ako je Vaš cilj usavršiti svoju strategiju za sljedeću godinu, započnite sastanak sa SWOT analizom trenutne strategije. Ako vodite sastanak, pripremite se s popisom problema i pitanja osmišljenih za poticanje rasprave. Donesite članke, bijele novine i video prezentacije kako biste potaknuli kreativno razmišljanje. Potaknite sudionike da iznose neugodne teme. Menadžeri često ne žele biti klin koji stoji, zbog straha da ne budu oboreni.
Napravite popis problema za daljnju raspravu
Uzbuđena SWOT analiza strateškog plana za prošlu godinu i ono što je ona proizvela trebala bi rezultirati više točaka za raspravu i rješavanje. Korištenje bijele ploče za popis pitanja ili problema kako se oni pojave omogućuju vam da održite svoju raspravu organiziranom i na pravom putu. Kao vođa, nastavite izazivati i postavljati pitanja. Diskusija o kojoj se radi je upravo ono što želite, ali zadržite kontrolu nad raspravom i pokušajte je dovesti do rješenja i odluke. Sjednice prebacivanja mogu proizvesti inovativna rješenja, tako da sudionicima dodijelite sesije koje se bave pojedinačnim ključnim temama i da im daju izvješće o zaključcima ili novim idejama kada se sastanak nastavi.
Pregledajte odluke i potvrdite
Jedan od razloga za održavanje sastanaka strateškog planiranja dva ili više uzastopnih dana jest pružiti sudionicima vremena za obradu pokrenutih ideja. Ono što se čini kao dobra ideja moglo bi se otkriti kao pogreška nakon noćnog sna. Nakon što ste u potpunosti razgovarali o starom strateškom planu i formulirali nove ideje, pregledajte svaku točku ili odluku i glasajte. Glasovanje obvezuje upravitelje da prisustvuju donošenju odluka. Ako postoji neslaganje o jednoj točki, razmotrite daljnju raspravu o tome kako je modificirati kako bi se svi mogli složiti.
Implementacija i praćenje
Naravno, provedba i praćenje čine razliku između uspješnog sastanka i neuspjeha. Upraviteljima je tako lako održati status quo kada se vrate u svoje odjele, da biste agresivno dodijelili odgovornosti za provedbu. Kao vođa, vaša je odgovornost pratiti kako biste bili sigurni da menadžeri u potpunosti provode strategije i promjene razvijene na sastanku strateškog planiranja. Postavite mjerila i pregled napretka kako biste ocijenili kako strateški plan koristi organizaciji i treba li je revidirati.
