“Robertova pravila reda”, pravilnik o parlamentarnoj proceduri, mogu pomoći organizacijama da provode učinkovitije sastanke. Sastancima predsjedava predsjednik, koji je odgovoran za vođenje sastanka primjenom pravila knjige i navodeći tko može govoriti u određeno vrijeme. Vaša prva dužnost predsjednika je imenovati tajnika, koji će izraditi zapisnik o tome što se događa tijekom sastanka. Nakon što se izabere tajnica, počinje sastanak.
Započnite sastanak rekavši: "Susret će doći po redu." Grupa će možda htjeti podijeliti ceremoniju otvaranja, kao što je prizivanje ili recitiranje zakletve vjernosti.
Pozovite tajnicu da pročita zapisnik s prethodnog sastanka, ako ga ima, ili da pita ima li ispravaka zapisnika ako su unaprijed podijeljeni s članovima. Ako nema ispravaka, odobrite zapisnik kako bi bili dio službenog zapisnika o događajima sastanka.
Pozovite članove da izvijeste o određenim ulogama ili aktivnostima, kao što je izvješće blagajnika. Ako se daju preporuke, možda će biti potrebno provesti dodatne parlamentarne postupke - raspravu ili glasovanje. Ako to nije slučaj, sastanak se pomiče prema ostalim izvješćima.
Obratite se nedovršenim poslovima samo ako je prethodni sastanak završio kada je još bilo pitanja za raspravu. Iznesite ih redoslijedom kojim su prvobitno zakazani.
Pitajte grupu ako ima novih poslova za raspravu.Svaki sudionik može “zatražiti riječ” kako bi razgovarao o novim poslovima.
Završite sastanak govoreći: "Budući da nema daljnjeg posla, sastanak se prekida."
Savjet
-
Posudite kopiju kompletnog pravilnika i sažetog vodiča iz biblioteke ili kupite kopije za svoju organizaciju kako biste mogli brzo potražiti informacije o održavanju sastanaka.
