Upravljanje vremenom jednako je važno kao i temeljito dovršavanje radnih zadataka. Stvaranjem dnevnog rasporeda upravljanja vremenom moći ćete ostati organizirani, raditi ono što treba učiniti i smanjiti stres bez žrtvovanja kvalitete. Bilo da upravljate drugima, nosite velike količine papirologije ili prisustvujete višestrukim sastancima i događajima svaki dan, važno je znati gdje trebate biti i što se od vas očekuje. Upravljanje vremenom pružit će vam veću kontrolu nad vašim rezultatima i učiniti vas odgovornijim i sigurnijim u svom poslu.
Stavke koje su vam potrebne
-
Microsoft Excel
-
Microsoft Outlook
Otvorite radni list programa Microsoft Excel. Označite stupce s danima u tjednu i redovima s svakim satom tijekom radnog dana. Možete proširiti stupce i retke klikom na linije razdvajanja i povlačenjem pomoću miša. Također možete koristiti Microsoft Outlook za izradu rasporeda upravljanja vremenom. Microsoft Outlook uključuje unaprijed ispunjene stupce i retke kako bi olakšali unos informacija.
Izradite popis zadataka koji se moraju dovršiti tijekom tjedna. Ovaj popis uključuje sastanke, prekretnice projekta ili rokove, mogućnosti mreže, vraćanje telefonskih poziva, popunjavanje papirologije ili drugih zadataka koje je potrebno dovršiti.
Dodijelite zadatke odgovarajućem danu i vremenu na Excel radni list. Zadaci u kolor kodu ako je potrebno klikom na okvir koji želite istaknuti i klikom na ikonu boje na vrhu radnog lista. Odaberite iz raznih boja.
Ostavite vrijeme tijekom dana za zadatke koji završavaju duže od očekivanog. Na primjer, ako imate sastanak od 10:30 do 11:00 sati, blokirajte vrijeme sastanka za 10:30 do 11:30 sati. Između zadataka ostavite najmanje 15 minuta za neočekivane zadatke ili kratke stanke.
Napravite raspored svaki tjedan i držite se njega. Tijekom vremena postat ćete bolji u upravljanju vremenom i rješavanju neočekivanih problema koji se pojavljuju tijekom radnog dana.
Savjet
-
Stvaranje rasporeda upravljanja vremenom neće samo povećati vašu produktivnost, već će smanjiti stres i omogućiti vam da uživate u više aspekata vašeg posla.
Upozorenje
Nemojte pokušavati prebukirati dan. Pokušaj prekomjernog ostvarenja tijekom dana samo će vas zaostati. Prilikom izrade rasporeda upravljanja vremenom, ostavite dovoljno vremena za ručak, odlazak na sastanke ili događaje te ostavite dovoljno vremena za točno izvršavanje zadataka kako biste osigurali visoku kvalitetu rada.
