Zapisnici sastanka trebali bi sažeti najvažnije točke sastanka. Svrha sastanka je da se grupa sastane i donese odluke. Krajnji cilj zapisnika o sastanku, u skladu s tom logikom, je točno sažeti odluke donesene tijekom sastanka. Zapisnici se sastavljaju u obliku bilješki, a zatim zapisuju kasnije u cijelosti. Da bi proces bio lakši, pitajte voditelje sastanka o dnevnom redu ili sažetku sastanaka. Napravite nacrt za sastavljanje zapisnika o minutama na temelju dnevnog reda sastanka.
Stavke koje su vam potrebne
-
Nešto s čime bi pisao
-
Računalo (izborno)
Obratite pozornost na odluke donesene tijekom rasprave. Pobrinite se da ne zabilježite sve informacije vezane za konačnu odluku.
Iskoristite vrijeme kada ljudi raspravljaju o odluci o bilješkama o ključnim pitanjima koja se čine uključenima u raspravu. Ne brini tko je rekao što.
Nakon toga pročitajte bilješke i istaknite točke koje su najrelevantnije za članove. Vratite se natrag i pregledajte bilješke za sve relevantne informacije koje su spomenute i koje se odnose na aspekt vodstva grupe. Rasprava se može pretvoriti u važnu tangentu, kao što su papirologija ili pravni problemi. Odvojite ove informacije i pošaljite ih voditeljima grupa.
Sažmite točke koje su potrebne za volontere i druge podružnice. Napišite popis svih zadataka koji se moraju ispuniti na temelju odluke donesene u raspravi. Ako je, primjerice, donesena odluka da se organizira fundraiser za ublažavanje manjka sredstava potrebnih za neki drugi projekt, imajte na umu da će volonteri biti potrebni za planiranje prikupljanja sredstava, zapošljavanje volontera, oglašavanje itd.
Koristite sažetak minuta sastanka za e-poštu za članove i biltene.
Napravite standardni format za zapisnik sastanka na temelju uobičajenog postupka. Spremite ih jer informacije koje sadrže mogu kasnije postati korisne. Grupa bi se kasnije mogla naći u sličnoj situaciji, na primjer, kada ljudi koji su organizirali izvorni fundraiser više nisu dio organizacije. Novi članovi mogu koristiti minute sastanka kako bi pronašli rješenja za probleme koji su im novi.
Svakako zabilježite datum i vrijeme sastanka sa svakim unosom, kao i sažetak svrhe sastanka.
Zapišite zapisnik sastanka u kratkim blokovima od jedne do tri rečenice, tako da glasi kao novinski članak. To će olakšati razumijevanje temeljnih točaka sastanka čitateljima.
