Iako ne isključivo za poslovne transakcije, pismo namjere često koriste poduzeća kao prethodnicu formalnijem sporazumu između dvije strane. Pismo namjere dovodi loptu do izražaja, naglašavajući glavna pitanja prije početka pregovora.
Svrha pisma
Kao što bi njegovo ime sugeriralo, pismo namjere izražava pisane namjere dviju strana, kao što su kupac i prodavatelj, da međusobno posluju. Kao što Iowa State University primjećuje, svrha pisma namjere je dvojaka: ona uspostavlja predanost između stranaka u tekućim pregovorima i daje konkretna ograničenja, kao što su rokovi i postupci za rješavanje prepreka. Postavljanjem kartica na stol prije početka pregovora, pismo namjere utvrđuje parametre rasprave i smjernice za budući diskurs.
Sadržaj pisma
Iako nije formalno kao poslovni sporazum, pismo namjere također nije naglo isprekidan dopis. Svako pismo namjere treba obuhvatiti bitne točke i odredbe, kao što su identifikacija stranaka i transakcija, te uvjeti potrebni za provedbu transakcije. Potrebno je navesti nepredviđene okolnosti, kao što su financiranje, dubinska analiza i poštivanje propisa. Pismo namjere treba na neki način navesti da se stranke slažu da će se složiti i da, dok se ne postigne konačni sporazum, uvjeti iz pisma neće biti obvezujući.
Primjeri pisma namjere
U jednoj vrsti pisma namjere koja se koristi u poslovanju, u tekstu se razmatra buduća kupnja računalne opreme. U pismu se navodi tvrtka koja kupuje opremu i prodavatelj, a nabrajaju se specifični modeli i količina računala. Navede se cijena koja se plaća i početni depozit, a utvrđuje se i rok za potpisivanje obvezujućeg ugovora. U pismu o namjeri kupnje dionica tvrtke, u pismu se navodi cijena koju treba platiti, datum stjecanja i uvjeti plaćanja, te opisuju značajke konačnog ugovora.
Vezivanje ili neobvezivanje
Iako pismo o namjeri nije pravno obvezujuće na temelju onoga što jest - obveze u dobroj vjeri da se pregovara - može biti pravno obvezujuće kao ugovor ako se stranke slažu da uvjeti pisma moraju biti obvezujući. Stoga u pismu treba točno navesti u kojoj mjeri sudionici žele biti vezani, jer se od sudova može tražiti da ispitaju tekst pisma namjere kako bi odredili njegovu provedivost.
