Ako vaša organizacija ima više od jednog zaposlenika, a ti zaposlenici putuju ili kupuju za tvrtku na svojim osobnim kreditnim karticama, potrebna vam je politika povrata kreditne kartice.Politike povrata kreditnih kartica omogućuju vam da utvrdite koji će se troškovi vratiti, odrediti ograničenje troškova i obavijestiti zaposlenike o tome kako proces povrata sredstava radi.
Odredite je li potrebno prethodno odobrenje
Nadoknada troškova zaposlenika na kreditnoj kartici može biti budžetska noćna mora ako ljudski resursi i računovodstvo nemaju pojma kakvu vrstu troškova možete očekivati. Zahtjev za prethodnim odobrenjem za neke ili sve izdatke za kreditne kartice može eliminirati šok od naljepnica tijekom usklađivanja troškova naknade za kreditne kartice. Obrasci za odobrenje putovanja i troškova i narudžbenice mogu pomoći menadžerima da zaustave neovlaštenu potrošnju, dok pomažući ljudskim resursima i računovodstvu dobivaju ideju o troškovima koji će biti nadoknađeni.
Postavite granice izdataka
Ograničavanje nadoknade kreditnim karticama postavljanjem ograničenja za troškove je još jedan način na koji politike povrata kreditnih kartica mogu pomoći u sprječavanju proračunskih poteškoća. Postavljanjem ograničenja potrošnje za obroke, hotele i zabavu zadržat će se nadoknada putnih troškova, a nadoknade za usluge ili materijale treba kontrolirati putem naloga za kupnju ili predautorizacije. Primjerice, standardna dopuštenja za obroke mogu eliminirati potrebu da se zaposlenici uključe u račune i pomažu organizacijama koje obrađuju velik dio naknada.
Odredite koji će se troškovi nadoknaditi
Svaka politika povrata kreditnih kartica trebala bi jasno odrediti koji će se troškovi nadoknaditi. Dok su troškovi hrane, putovanja i smještaja standardni troškovi nadoknade, kultura tvrtke može diktirati druge troškove koji su podložni naknadi, kao što su troškovi za zabavu klijenata, uključujući ili isključivanje alkoholnih pića i usluga pranja rublja za produljena poslovna putovanja. Vaša politika treba definirati koje troškove možete nadoknaditi i kada, kako biste izbjegli zlouporabu računa za troškove zaposlenika.
Odredite što je potrebno za obrazloženje naknade
Naknada troškova za kreditne kartice zaposlenika može brzo postati problematična za računovodstvo i ljudske resurse ako politika povrata ne utvrdi koja je dokumentacija potrebna. Dok se neke tvrtke oslanjaju na pojedinačne primitke, drugi koriste potvrde s primljenim e-poštom ili zabilježene kopije izjava o kreditnim karticama, ili postavljaju standardne naknade za većinu troškova koji se mogu nadoknaditi kako bi se izbjegla viška papirologije. Obim naknada koje vaša organizacija rješava trebala bi diktirati vašu politiku.
