Produktivan sastanak zahtijeva pažljivu pripremu, kao i vodstvo kako bi se oni koji su nazočni fokusirali na pitanja koja zahtijevaju pažnju i sudjelovanje u raspravi. Previše sastanaka nemaju jasno definiranu svrhu. Rezultat može biti osjećaj među prisutnima da su izgubili vrijeme koje bi se moglo bolje potrošiti na druge načine.
Stavite svoje ideje u pisanom obliku. Razmislite o cilju sastanka. Razmislite o temama kao što su ono što treba priopćiti i koje alate možda trebate. Razmislite o čemu će drugi sudionici razgovarati.
Napravite dnevni red koji će dati sudionicima. Ako zapravo napravite dnevni red koji ćete podijeliti sa svima, oni će znati što mogu očekivati od sastanka. Navedite svoj glavni cilj podebljanim slovima na vrhu dnevnog reda.
Predstavite dnevni red na početku sastanka.Ukratko prođite kroz nju, naglašavajući glavne teme. Zakažite sastanak na način da osigurate dovoljno vremena za raspravu o svim problemima.
