Čak i ako tim bez poteškoća provodi projektne aktivnosti, postoji potreba da voditelj projekta prati napredak projekta u smislu vremena, troškova, resursa i učinka. Taj cilj ostvarujete uspoređivanjem statusa projekta s odobrenim planom rada i proračunom. Također uspoređujete stvarne parametre planiranja projekta s onima definiranim u planu projekta. Zatim usporedite projektne obveze, kao što su financije i drugi resursi, s onima navedenim u projektnom planu. Zatim provjerite stvarni napredak projekta tijekom vremena u odnosu na ono što se očekuje i dokumentira u planu projekta.
Pratite proračun projekta
Proračun projekta može se navesti kao resurs, kao što su dolari, resursne tjedne, potrošeni sati ili druga mjera. Usporedite svoju stvarnu upotrebu projektnih resursa s onom predviđenom u planu projekta. Praćenje proračuna je ključno jer se prije početka projekta voditelj projekta i dionici slažu s posvećenošću određenih resursa projektu. Prema tome, ako troškovi projekta počnu prelaziti proračun, to može značiti da bez prilagodbe opsega projekta ili resursa svi zahtjevi projekta neće biti postignuti.
Pratite opseg projekta
Opseg projekta sastoji se od zahtjeva projekta, poznatih i kao ciljevi. Praćenje opsega projekta je ključno jer utječe na sve druge aspekte projekta, uključujući troškove projekta, raspored i resurse. Na primjer, ako imate previše resursa dodijeljenih projektu, vaši će troškovi biti previsoki. Praćenje opsega projekta će zaustaviti pomicanje opsega, što je dodavanje novih zahtjeva nakon odobrenja projektnog plana. Područje primjene znači da proračun, vrijeme i sredstva dodijeljena projektu neće biti adekvatni.
Pogledajte raspored projekta
Voditelj projekta uspoređuje radni status projekta naveden u rasporedu projekta s planiranim rasporedom kako bi se osiguralo da projekt napreduje kako se očekuje. Plan projekta može se predstaviti kao struktura rada koja identificira aktivnosti koje se izvode prema dnevnim izvješćima, prepoznavanje prekretnica i materijale i druge povratne informacije, te resurse potrebne za svaku projektnu fazu životnog ciklusa projekta. Koristeći raspored, moguće je utvrditi i koje su prekretnice ispunjene i koje aktivnosti mogu zahtijevati dodatna sredstva ako se žele izvršiti na vrijeme i prema proračunu.
Nadzirati resurse projekta
Resursi projekta uključuju ljude, radne objekte, opremu, softver i druge alate za projekte. Predanost resursa projektu ne odražava se samo u dolarima i centima, već iu oportunitetnim troškovima u smislu smanjene dostupnosti resursa za drugi projekt. Važno je djelomično pratiti napredak projekta dostupnosti određenih resursa kada je to potrebno jer će nedostatak raspoloživih resursa utjecati na plan projekta, njegov opseg i kvalitetu krajnjeg proizvoda projekta.
