Upravljanje dokumentima je proces koji organizacije koriste za stvaranje, kontrolu, sigurnost, pohranu, dohvaćanje, dijeljenje i uništavanje dokumenata u svim njihovim oblicima. U doba širenja informacija, brzih tehnoloških promjena i sigurnosnih pitanja, organizacije koje uspostavljaju sustave za upravljanje dokumentima moraju uzeti u obzir ne samo dobre poslovne prakse, nego i pravila, propise i standarde koje donose vlada i međunarodna tijela.
Entiteti koji donose pravila: financijski
Brojni federalni subjekti izdaju propise koji zahtijevaju da organizacije poštuju pravila upravljanja dokumentima. Slijedi sažetak takvih subjekata, vrste organizacija na koje utječu i statut ili propis.
Komisija za vrijednosne papire i vrijednosne papire u DIP-u 17a-4 osigurava pravila za upravljanje dokumentima za brokera, analitičara i druge koji su uključeni u razmjenu vrijednosnih papira.
Zakon Sarbanes-Oxley u odjeljcima 404 i 409 utječe na upravljanje dokumentima od strane svih javnih dioničkih društava, kao i računovodstvenih tvrtki, revizora i onih koji su uključeni u trgovanje vrijednosnim papirima.
Zakon o provjeri kliringa za 21. stoljeće (provjera 21) regulira rukovanje čekovima i primjenjuje se na bankarski sektor. Njime upravlja Federalni rezervat.
Zakon Gramm-Leach Bliley štiti financijske informacije potrošača koje drže financijske institucije, a njime upravlja nekoliko federalnih agencija.
Nacionalna asocijacija trgovaca vrijednosnim papirima (NASD) Pravilo 3010 i New York Stock Exchange (NYSE) Pravilo 342 su pod upravom Komisije za vrijednosne papire i burze i reguliraju zahtjeve vođenja evidencije u vezi s elektroničkim komunikacijama za članove ove dvije organizacije.
Pravila zdravstvene zaštite
Zakon o prenosivosti i dostupnosti zdravstvenog osiguranja (HIPAA) primjenjuje se na grupe kao što su liječnici, bolnice, osiguravajuća društva i poslodavci koji se bave prikupljanjem ili prijenosom informacija o pacijentima. Upravlja ga Odjel za zdravstvo i ljudske usluge SAD-a.
21 CFR 11 je dio Kodeksa saveznih propisa kojim upravlja Uprava za hranu i lijekove SAD-a i bavi se elektroničkim zapisima i elektroničkim potpisima. Ovaj odjeljak utječe na zdravstvene i farmaceutske tvrtke.
Vojna pravila
Odredbe Ministarstva obrane (Odjel obrane 5015.2, verzija 2) definiraju zahtjeve za softver za upravljanje dokumentima koji je kupilo Ministarstvo obrane. Drugi vladini subjekti također koriste ovaj standard za svoj softver za upravljanje dokumentima.
Druga savezna pravila
Savezna pravila o parničnom postupku reguliraju način na koji odvjetničke tvrtke obrađuju informacije vezane za pravne postupke.
Služba za unutarnje prihode Rev. Proc. 97-22 propisuje pravila za elektroničko pohranjivanje i prijenos informacija poreznih obveznika te utječe na industriju financijskih usluga.
Potreba za pravilima
Amerikanci ovise o regulatornim agencijama kako bi osigurali zaštitu kako bi osigurali sigurnost osobnih podataka, zaštitili financijske transakcije i izvršili odgovarajući nadzor nad onima koji imaju kontrolu nad nacionalnom imovinom za hranu, lijekove, financijska sredstva i zdravstvo. Nacionalna informacijska infrastruktura od vitalnog je značaja za njezinu obranu i mora biti zaštićena.
Standardizacija upravljanja dokumentima proteže se izvan SAD-a. Nevladini subjekti kao što su Međunarodna organizacija za standardizaciju i API za upravljanje otvorenim dokumentima rade na standardizaciji i razmjeni procesa za sustave za upravljanje dokumentima kako bi osigurali sigurnost i dostupnost informacijskih zapisa kada su potrebni.
