Prema Poslovnom rječniku, sustav za upravljanje dokumentima je “elektronički sustav dizajniran za organiziranje i upravljanje dokumentima. Ti su dokumenti obično organizirani sa softverom koji korisniku omogućuje pristup, izmjenu i centralno pohranjivanje dokumenata. “Tvrtke često koriste te sustave za pretvaranje povijesnih papirnatih dokumenata u elektronske datoteke radi lakšeg snalaženja i smanjenja prostora za pohranu. Većina tvrtki stvara neke vrste papirologije povezane s njihovim poslovanjem. Pronalaženje najboljeg načina za upravljanje tim dokumentima može poboljšati interni tijek rada tvrtke.
Pregledajte ulazne točke za poslovne dokumente. Vlasnici tvrtki i upravitelji trebali bi odrediti kako dokumenti ulaze u svoju tvrtku i odlučiti kako ih najbolje uhvatiti elektroničkim putem.
Implementirajte softver za elektronsko prikupljanje podataka. Tvrtke mogu zahtijevati od vanjskih strana - kao što su dobavljači, dobavljači ili slične grupe - da elektronički šalju informacije putem e-pošte ili web-mjesta. To tvrtkama omogućuje izravno učitavanje informacija u sustav za upravljanje dokumentima.
Od zaposlenika se zahtijeva da skeniraju papirnate dokumente u elektronički sustav arhiviranja. Nakon što zaposlenik dovrši svoju zadaću, upravitelji mogu zahtijevati da skenira sve relevantne informacije na računalu ili poslužitelju tvrtke. Zaposlenik tada može uništiti izvornik kako bi raspolagao osjetljivim informacijama.
Postavite sustav za traženje dokumenata. Sposobnost brzog pronalaženja pohranjenih dokumenata može smanjiti vrijeme koje je zaposlenik potrošio na traženje povijesnih informacija. Tvrtke bi trebale stvoriti standardni sustav elektroničkog arhiviranja kako bi pojedinci kasnije mogli pohraniti i pronaći informacije.
Savjet
-
Tvrtke se mogu odlučiti za outsourcing svog sustava za upravljanje dokumentima. Tvrtke se mogu specijalizirati za pohranjivanje informacija tako da tvrtki nije potreban velik broj fizičkog prostora za pohranu dokumenata.
Upozorenje
Dok elektronički sustavi za upravljanje dokumentima pružaju mnoge prednosti za tvrtku, oni također mogu imati nedostatke. Tvrtke moraju biti u mogućnosti osigurati elektroničke informacije od zlouporabe ili prijevare, a pri izradi sigurnosnih kopija podataka radi zaštite od kvara na računalu ili poslužitelju.
