Kontrola dokumenata koristi se za povećanje učinkovitosti pojedine organizacije kontroliranjem verzija izdanih dokumenata. Time se osigurava da svi zaposlenici imaju prave verzije određenog dokumenta. ISO standardi su skup međunarodnih standarda koji pomažu standardizirati procese unutar poduzeća i također pomažu tvrtkama da vode adekvatne evidencije, navodi Intelex. Tvrtke moraju razumjeti koje standarde primjenjuju u njihovom poslovanju i koristiti mjere kontrole dokumenata kako bi osigurale poštivanje tih standarda.
Minimiziranje radova
Kontrola dokumenata često nastoji smanjiti ili eliminirati papirnate dokumente tako da dokumenti imaju manji utjecaj na okoliš i smanjuju troškove tvrtke, navodi Intelex.
Jednostavnost pristupa
Jednostavnost pristupa također je važan aspekt pri upravljanju dokumentima. Tvrtke će imati lakše vrijeme za ažuriranje informacija ako mogu, primjerice, lako pristupiti tim informacijama s Interneta.
kategorizacija
Dokumenti moraju biti organizirani u logičke kategorije. Time se mogu pronaći odgovarajući dokumenti za određenu situaciju. Ti su dokumenti često organizirani u kategorije kao što su politika, postupak, radna uputstva i obrasci i zapisi, prema 9000 Svijetu. ISO zahtijeva da relevantni dokumenti budu dostupni kada je to potrebno.
ekspertiza
Dokumenti moraju biti detaljno razmotreni prije nego što budu dovršeni. U mnogim slučajevima, te dokumente treba pregledati više od jedne osobe, kako u svrhu nadzora, tako i da bi se osiguralo da se pogreške ne postižu time što se dodatni par očiju uhvati za greške, prema 9000 Svijetu. Ciklus pregleda treba uključivati radnike uključene u određene dokumente i upravitelje koji ih nadziru, jer će imati više stručnosti i moći će razumjeti pogreške. ISO zahtijeva da dokumenti budu odobreni za adekvatnost prije izdavanja.
Status revizije
ISO standardi zahtijevaju da se dokumenti pregledavaju i ažuriraju kad god je to potrebno. Uvjeti u određenoj tvrtki neizbježno će se promijeniti, a ažuriranja se moraju dodati u dokumente kada su logična. Status revizije mora biti na dokumentu, prema 9000 World. Ti statusi uključuju nacrt, pregled i odobrenje. Zastarjeli dokumenti koje tvrtka čuva iz bilo kojeg razloga moraju biti identificirani kao zastarjeli.
Čitljivost
Dokumenti moraju uvijek biti čitljivi i dostupni onima koji ih trebaju, prema 9000 Svijetu. ISO zahtijeva da se dokumenti ažuriraju kada dobiju habanje ili oštećenje.
Distribucija
Ne samo da treba kontrolirati dokumente koji potječu iz poduzeća, već i dokumente koji potječu iz zemlje, također treba kontrolirati, prema 9000 World. Mnogi dokumenti, poput korisničkih dokumenata za proizvode i strojeve u vlasništvu tvrtke, moraju biti jasno označeni i distribuirani pravim pojedincima u tvrtki.
