Računovodstvo za inventar goriva zahtijeva funkcionalnu metodu volumetrijskog mjerenja, i to pri primanju i izdavanju goriva. Okolišni čimbenici mogu uzrokovati nedostatak inventara; na primjer, pri visokim temperaturama, dio goriva u spremnicima koji nisu pod tlakom mogu se ispariti i stoga biti nedostupni za mjerenje volumena tekućine, ili čak i pobjeći kada se posuda otvori za ručno mjerenje. Alternativno, hladno vrijeme može uzrokovati kontrakciju volumena u zalihama tekućih goriva. Prevencija krađe, iako je uporaba mehanizama za zaključavanje također važna za održavanje točnog inventara goriva.
Zabilježite transakcije goriva u dnevniku. Tvrtke s višestrukim lokacijama trebaju imati dnevnik za svaku lokaciju za doziranje, koji se periodično ažurira administrativnim osobljem web-lokacije. Vozači poduzeća moraju voditi dnevnik osobnih transakcija goriva. Zajednička vozila trebala bi imati svoj vlastiti zapisnik pored neovisnih zapisa vozača, tako da se dva skupa podataka kasnije mogu usporediti. Evidencija o vozilu i vozaču trebala bi uključivati i prevaljenu udaljenost svaki dan za praćenje učinkovitosti goriva.
Povremeno kombinirajte podatke iz dnevnika u računalnu tablicu kako biste dobili veću sliku o korištenju goriva organizacije. Tvrtke koje imaju skladišta goriva mogu koristiti podatke iz dnevnika kako bi odredili koliko goriva ostaje na zalihama.
Ručno provjeravajte i zabilježite stvarno skladišteno gorivo u skladištu povremeno koristeći i mehanizirane pokazatelje i ručnu dozator. Uspoređivanje stvarnog zaliha goriva na ruci s procjenom proračunske tablice na temelju dnevnika može upozoriti tvrtku na neispravnu opremu ili krađu crpki. Prema Cantest Solutions Inc., isparavanje goriva ne bi smjelo rezultirati mjerenjem većim od 0,125% čak i tijekom prosječnog ljetnog dana. Neusklađenosti znatno više od onih koje ukazuju na problem.
Zaključajte crpke i poklopce za plin uvijek kada se ne koriste. Time se sprječava skupljanje inventara zbog krađe.
Usporedite podatke od jednog mjeseca do sljedećeg koristeći podatke iz dnevnika i proračunskih tablica. Usporedno povezivanje podataka može otkriti trendove u korištenju goriva, a može čak biti i koristan pokazatelj za održavanje vozila, budući da će evidencija pratiti potrošnju goriva svakog vozila.
Savjet
-
Stvaranje više proračunskih tablica na temelju podataka iz dnevnika može omogućiti računovodstvenom osoblju praćenje različitih čimbenika relevantnih za poslovanje. Neke tvrtke, poput benzinske postaje, mogu se zadovoljiti time da bilježe jednostavna izvješća o gorivu i gorivu, dok tvrtke koje koriste flotna vozila mogu dobiti koristan uvid iz složenijeg vođenja evidencije i izvješćivanja.
Upozorenje
Važno je povremeno provoditi ručna očitavanja, osobito kada se upravljaju podzemnim spremnicima goriva. Mehanizirani uređaji za čitanje mogu biti neuspješni, a spremnici mogu propuštati, što znači da jednostavni test volumena s libelom za mjerenje šipke može uhvatiti problem prije nego što počne snijeg u nešto ozbiljnije.
