Loše vijesti možete isporučiti zaposlenicima, klijentima ili upravi putem različitih metoda. Mnogi ljudi više vole imati izravne i izravne negativne poruke. Drugi preferiraju suptilniji pristup, spajajući poruku na jeziku koji je najmanje uvredljiv. U svakom slučaju, morate dostaviti vijesti koje su najvjerojatnije nepoželjne i nepoželjne na jasan i koncizan način.
Održavajte odnos
Samo zato što imate neželjene informacije koje želite prenijeti, ne znači da morate oštetiti odnos s stranom primateljicom. Bilo da otpuštate zaposlenike, odbijate zahtjev za donaciju ili odbijate naknadu za putovanje, imajte na umu da se situacija može promijeniti u budućnosti i vaša odluka može biti obrnuta. Dodajte dopunu podsjetniku, kao što je obavijestiti zaposlenike koliko ste cijenili njihove doprinose. Objasnite donatorima sredstava da trenutačno vaš proračun ne dopušta određene rashode. Dodatak će ublažiti udarac i otvoriti linije komunikacije za moguće buduće odnose.
Okvirna poruka s pozitivnim jezikom
Riječi koje odaberete u dopisu pomoći će vam da zadržite pozitivan odgovor, čak i ako šaljete negativnu poruku. Na primjer, možete zatražiti više informacija za obradu novčanog zahtjeva, a ne za pisanje da dostavljene informacije nisu prihvatljive. Recite zaposlenicima što mogu učiniti umjesto onoga što ne mogu. Naprimjer, napišite "molim vas oblačite se u poslovnu odjeću petkom" umjesto "nemojte nositi traperice u povremenim petak." Pošaljite poruku Vašem klijentu rekavši "možete pokupiti svoju robu u ponedjeljak", umjesto "vaša narudžba" neće biti spreman do sljedećeg ponedjeljka."
Spriječiti pravne posljedice
Zabilješke tvrtke često se probijaju izvan vaših poslovnih zidova iu ruke medija ili drugih stranaka. Izbjegavajte koristiti bilo koji jezik koji ukazuje na nezakonite ili diskriminatorne postupke. Na primjer, umjesto da piše "naš računovođa napušta tvrtku jer je napravio velike pogreške u izvješćima na kraju godine", napiši "nakon mnogo godina priznatog servisa, naš računovođa prelazi na druge mogućnosti." Jasnoća pomaže u sprječavanju neželjenih glasina iz širenje koje bi moglo naštetiti ugledu vaše tvrtke. Nejasna negativna poruka glasi: "zbog lošeg ponašanja, određeni financijski članovi odlaze." Bolje pamćenje glasi: "Uzbuđeni smo što možemo objaviti da će novi financijski djelatnici zamijeniti članove odjela računovodstva koji odlaze u odjel."
Odložite loše vijesti
Negativni podsjetnici često rezultiraju povrijeđenim osjećajima i ljutitim odgovorima. Možete ublažiti ili barem smanjiti količinu ispadanja iz loših vijesti kada ih pohranite s dobrim vijestima. Na primjer, pokrenite negativnu bilješku s „cijenit ćete broj dodatnih pogodnosti uključenih u vašu polisu osiguranja“ kada morate povećati stope osiguranja. Meñutim, zadržite međuspremnik povezan s porukom kako biste održali jasnoću. Drugim riječima, nemojte reći "novi parking palub otvara se sljedećeg tjedna" kada šaljete poruku o smanjenju pogodnosti.
