Učinkovito komuniciranje sa zaposlenicima jedan je od izazova biti menadžer. Za razliku od osobnog razgovora, u kojem se poruka može prilagoditi osobi koja je prima, kada razgovarate sa zaposlenicima u cjelini, morate govoriti u stilu koji je prikladan za svakoga. To može biti posebno teško kada pišete negativnu memo - onu koja je kritična ili koja donosi loše vijesti. Penning takva poruka zahtijeva od direktora da bude izravan, ali i taktičan. Cilj bi trebao biti ohrabriti svoje zaposlenike da promijene svoje postupke bez izazivanja loših osjećaja.
Prvo isporučite loše vijesti. Prilikom pisanja negativnog podsjetnika, najbolje je odmah doći do loših vijesti. Uključivanje značajne količine uvoda u poruku ima nekoliko nedostataka: prvo, može zvučati kao da ste u zastoju; drugo, neki zaposlenici mogu prestati čitati prije nego stignu do točke podsjetnika; i treće, ako je poruka predviđena, mnogi će zaposlenici ionako preskočiti uvod. Ton ovog odjeljka trebao bi biti jasan, a činjenice jasno izražene. Pokušajte izbjeći ljutnju ili pretjeranu negativnost.
Ponudite ohrabrenje. Nakon što iznesete loše vijesti, pomaknite ton i fokus vašeg podsjetnika tako da bude malo optimističniji. Ako je vaše pismo bilo kritično, ponudite riječi pohvale i ohrabrenja. Ako ste donijeli neugodne vijesti, naglasite pozitivno. Cilj vašeg posla kao menadžera je voditi, zadatak koji nikada nije važniji nego u vremenima teškoća.
Predstavite rješenje. Jedna od nedoumica s kojom se zaposlenici često suočavaju kada dobiju negativnu poruku, nije da znaju koju akciju njihov nadzornik želi poduzeti. U trećem i posljednjem dijelu pisma naznačite jasan smjer djelovanja koje zaposlenici mogu poduzeti kako bi poboljšali situaciju. Ova uputa trebala bi pružiti jasne korake zaposlenicima i trebala bi biti pružena optimističnim tonom.
Pročitajte naglas. Prije slanja dopisa, trebali biste ga pregledati i zatim ga pročitati naglas. Pročitajte naglas naglas sebi i onda barem još jednoj osobi koja može dati povratne informacije. Slušajte pažljivo svoje vlastite riječi i pokušajte čuti bilo koji jezik koji se može pogrešno protumačiti. Nakon što ste napravili ove ispravke, pismo bi trebalo biti lektorirano za gramatiku, interpunkciju i pravopis - kako bi pokazali zaposlenicima da ste pismo napisali pažljivo.
