Izvješćivanje o potpori koju je vaša organizacija primila važan je aspekt odnosa između institucije koja dodjeljuje bespovratna sredstva i primatelja potpore. Izvješća o bespovratnim sredstvima pružaju informacije o aktivnostima provedenim u izvornom prijedlogu potpore, novim nalazima, zamkama, uspjesima i financijama. Biti iskren, jasan i nadolazeći u izvješću o potpori pomaže instituciji za dodjelu bespovratnih sredstava da izmjeri svoj učinak i uči iz iskustva vaše organizacije. Važno je izvijestiti o konkretnim rezultatima i aktivnostima predloženim u izvornom prijedlogu potpore. Izvješća o dodjeli bespovratnih sredstava obično uključuju popratno pismo, naslovnu stranicu, narativni i financijski dio.
Prikupljanje informacija i zadataka delegata
Kada počinjete pisati izvješće o bespovratnim sredstvima, želite biti kristalno jasni o pojedinostima koje ste predložili u prijedlogu bespovratnih sredstava i biti dobro upoznati s projektom koji se financira iz te potpore. Pogledajte prijedlog potpore i pismo o dodjeli bespovratnih sredstava.
Prije isteka roka za prijavu, zatražite pomoć od voditelja odgovarajućih odjela koje trebate dovršiti. Primjerice, konzultirajte financije i računovodstvo za financijska izvješća, osoblje programa za terenske izvještaje, izvršni direktor za potpisivanje i komunikacije za slike.
Prikupite različite materijale i držite ih na vrhovima prstiju dok ih sve zajedno stavljate u izvješće.
Napišite naslovnicu i narativni dio
Prvi dio je naslovnica i poziva na osnovne kontaktne podatke i podatke koji će povezati vaše izvješće o dodjeli bespovratnih sredstava i izvorni prijedlog bespovratnih sredstava. Ovaj odjeljak uključuje pravni naziv vaše organizacije, datumski raspon projekta opisanog u bespovratnoj pomoći, ime izvršnog direktora ili predsjednika vaše organizacije, ime osobe za kontakt koja je najviše upoznata s financiranim projektom i izvješće o potpori. Također uključite potpunu poštansku adresu, broj telefona i faksa, adresu e-pošte, naziv projekta, iznos bespovratnih sredstava, ID broj odobrenja i svrhu dodjele. Budite sigurni da sve ove informacije odgovaraju onome što se nalazi u izvornoj prijavi za dodjelu bespovratnih sredstava i pismenom priznanju. U podnožju vašeg izvješća stavite svoj ID broj i broj stranice izvješća.
U narativnom dijelu objasnite kako je financiranje projekta promijenilo vašu zajednicu ili živote ljudi kojima ste pomogli. Možete pružiti kvantitativne podatke i statistike kao što su stope diplomiranja, razine prihoda ili ocjene. Također možete pružiti kvalitativne podatke kao što su ankete, intervjui ili priče o pojedincima ili obiteljima koje su imale koristi od vaših usluga.
Recite davatelju bespovratnih sredstava ako ste otkrili nešto novo kao rezultat potpore. Objasnite detaljno ako se dogodilo nešto neočekivano, dobro ili loše.
Recite davatelju bespovratnih sredstava da li ste radili u suradnji s drugim organizacijama i kako je to utjecalo na projekt. To je važno jer donatori cijene suradnju među organizacijama.
Podijelite sve pouke iz projekta. Detaljno opišite sve izazove koji su se pojavili tijekom vašeg projekta i kako ste ih prevladali. Ako to učinite dobro, zaradit ćete puno poštovanja od davatelja bespovratnih sredstava. Oni cijene kada neprofitne organizacije kažu da je to, za razliku od šećera-premaz situacije.
Neka davatelj bespovratnih sredstava zna što su planovi za budućnost projekta. Uključite izvore financiranja ako se projekt nastavi. Objasnite kako biste mogli promijeniti projekt s obzirom na nove naučene lekcije.
Zahvaljujemo davatelju na njegovoj velikodušnosti u ulaganju u vaš projekt. Izrazite svoju zahvalnost. Dodajte dodatne relevantne komentare.
Uključi financije
Davatelj bespovratnih sredstava može zatražiti posebna financijska izvješća kao što su prihod, novčani tijek i bilanca. Podnesite zatražene izjave za projektnu godinu. Objasnite bilo kakve ekstremne promjene u financijskom zdravlju od trenutka kada ste primili potporu do vremena koje prijavljujete. Bolje je da to istakneš i da imaš dobro objašnjenje nego da ga sam otkrije. Budite unaprijed.
Navedite detaljno izvješće o sredstvima iz bespovratnih sredstava utrošenih za određene projekte. Pojedinosti koje navedete u ovom odjeljku trebaju izravno odgovarati vašem proračunu u prijedlogu za dodjelu bespovratnih sredstava.
Ako ste imali neočekivane troškove, uključite ih u izvješće i identificirajte ih kao takve. Također objasnite ove troškove u narativnom dijelu izvješća o potpori.
Pakirajte izvješće
Uključite kratko popratno pismo s pojedinostima o sadržaju izvješća koje treba sadržavati vaš ID broj za nagradu. Pismo treba biti od izvršnog direktora ili predsjednika vaše organizacije do njegovog ili njezinog ekvivalenta u ustanovi za dodjelu bespovratnih sredstava. Pismo se mora još jednom zahvaliti donatoru na donaciju. Nikada se ne možeš doista zahvaliti.
Uredite opis narudžbe uz pomoć još jednog kolege. Nabavite konačni odjavu iz financija na financijama. Provjerite jesu li font i ton izvješća konzistentni tijekom uređivanja.
Priložite ankete, grafikone, karte, statističke podatke ili podatke prikupljene za mjerenje vašeg projekta. Sažete najvažnije aspekte u opisnom dijelu, ali oni bi trebali biti dostupni za referencu. Predstavite sve podatke što je moguće preciznije.
Koristite promotivne priloge štedljivo. Grantmakersi su vrlo zauzeti i jednostavno nemaju vremena za gaziti svaki od vaših letaka, slika i priopćenja za javnost. Odaberite najbolje dvije ili tri slike, objavljeni ili emitirani medijski dio, a možda i bilten vaše organizacije. Ako odlučite priložiti dodatni materijal, budite sigurni da to pomaže vašem slučaju i da je izravno povezano s projektom.
Nabavite potpis ovlaštenog predstavnika vaše organizacije - vjerojatno istu osobu koja je potpisala zahtjev za dodjelu bespovratnih sredstava.
Pošaljite na vrijeme
Pošaljite izvješće o bespovratnim sredstvima u obliku medija i načinu diktata u pismu o dodjeli. Institucija koja dodjeljuje bespovratna sredstva može zatražiti e-poštu, imati internetski portal ili preferirati tri kopije poslane poštom USPS-a. Uvijek je najsigurnije provjeriti.
Potvrdite primitak. Ako ne dobijete automatsku potvrdu, možete kontaktirati odgovarajuću osobu u ustanovi za dodjelu bespovratnih sredstava kako biste potvrdili primitak vašeg izvješća o potpori.
Spremite kopiju za svoje zapise. U slučaju da se bilo što dogodi s dostavom izvješća o bespovratnim sredstvima, morate biti spremni dostaviti još jedan primjerak davatelju bespovratnih sredstava.
