Teško je pratiti poslovanje kako raste. Može se još više zbuniti kada pokušate shvatiti kako se struktura mijenjala tijekom vremena, na primjer, kroz širenje ili administrativne promjene. Mapiranje procesa pomaže upravi vidjeti promjene pomoću dijagrama. Da bi dijagram bio točan, potrebno je slijediti određena pravila pri izradi karte procesa.
Definirajte simbole grafikona
Svaka procesna karta ima skup simbola koji predstavljaju različite zadatke. Prije nego počnete s izradom procesne mape, potrebno je definirati te simbole. Ovali, na primjer, pokazuju ulaz na početku procesa ili izlaz na kraju procesa. Kutije ili pravokutnici prikazuju zadatke ili aktivnosti koje se odvijaju tijekom procesa. Strelice pokazuju tok smjera, a dijamanti pokazuju točke u procesu kada se postavljaju pitanja ili je potrebna odluka. (Za primjer pogledajte Resurse.)
Definirajte proces
Odredite gdje proces počinje i gdje završava. Mapiranje procesa obično se provodi kada mijenjate način na koji ljudi rade svoj posao, na primjer dodajući automatizirani proces, kada se vaša tvrtka spaja s drugom tvrtkom, kada uvodite novu liniju proizvoda i trebate razumjeti njezin utjecaj imati na svom osoblju, zadacima i tehnologijama, te kada pokušavate smanjiti troškove i poboljšati učinkovitost. Odredite što pokušavate učiniti, kada započne, kada završava i u skladu s tim navedite mapu procesa.
Navedite korake
Koraci mogu pokazati dovoljno informacija ili obilje detalja. Koji god put da odaberete, držite ga jednostavnim. Svaki korak napišite u obliku "glagol-objekt" kao što je "akcijski plan".
Izradite slijed
Koristeći Post-It bilješke ili indeksne kartice, mapirajte korake s lijeva na desno u obliku dijagrama. Nemojte još brinuti o crtanju strelica ili slika. To se događa kada imate vizualnu ideju o tome kako će izgledati vaša karta.
Nacrtajte dijagram
Nacrtajte simbole na temelju pravila koja ste već naznačili za svaki oblik - ovali predstavljaju ulaz i izlaz, na primjer. Nakon što su simboli na mjestu, povucite strelice. Ako oblik zahtijeva više od jedne strelice, možda ćete morati postaviti dijamant za odlučivanje tako da ćete, kada dođete do tog koraka, znati da postoje alternative koje treba razmotriti. U crtanju grafikona koristite pristup modelu sustava, gdje je svaki korak povezan sa sljedećim korakom ili ishodom pomoću strelice. Provjerite je li model potpun i sadrži odgovarajuće informacije.
