Ako ste vi ili vaša osobna imovina oštetili nepravdu nekog drugog, možete se naseliti izvan suda i izbjeći gnjavažu i troškove tužbe. Ako se ipak odlučite za to, trebali biste pismenim putem dokumentirati postupak plaćanja ili povrata u slučaju da dođe do bilo kakvih pitanja kasnije. Razgovarajte o tome s drugom stranom, a zatim formalno podnesite svoj zahtjev za povrat u pisanom obliku. On tada može pismeno odgovoriti na stavku o plaćanju ili zamjeni, a oboje bi trebali biti zakonski pokriveni.
Pismo započnite pisanjem adrese. Preskočite redak i upišite puni datum. Preskočite dodatni redak i upišite ime primatelja i njegovu adresu na zasebne retke. Preskočite još jedan redak i upišite "Poštovani gospodine / gospođice. (Prezime)", a zatim dvotočku.
Početak prvog stavka daje se kratkim pregledom incidenta i izravnim zahtjevom za povrat. Napravite zahtjev specifičnim i opravdajte ga; vjerojatnije je da će ljudi odgovoriti na specifične zahtjeve nego nejasne. Na primjer, "Dana 22. travnja 2011. godine, vaš sin Dave se povukao u moju prilagođenu kupku za ptice i razbio je. Tražim od vas 525,90 dolara, troškove zamjene i dostave."
Objasnite incident u sljedećim paragrafima i budite jasni da je svrha opisa definirati incident za obje vaše evidencije. Budite kratki, ali navedite približna vremena i važne detalje. Držite svoj jezik profesionalnim i izbjegavajte optužujući jezik; ako je osoba voljna učiniti situaciju ispravnom, ne morate ga oplakivati ili biti nepristojni.
Zatvorite pismo navodeći da će plaćanje ili zamjena zatvoriti slučaj i da se slažete da nećete nastaviti s incidentom na sudu ako vaš susjed izvrši plaćanje ili zamjenu. Ponovite ponovnu uplatu ili zamjensku stavku. Navedite sve podatke o kontaktu koji se nisu pojavili u zaglavlju, kao što su adresa e-pošte ili telefonski broj.
Upišite "S poštovanjem", nakon čega slijede tri razmaka redaka. Upišite svoje puno ime. Ispišite pismo i potpišite ga. Napravite kopiju za svoju evidenciju i pošaljite izvornik s potvrdom potpisa kako biste imali dokaze da je osoba primila pismo.
Upozorenje
Ako niste sigurni je li odgovorna strana voljna riješiti se, razmislite o tome da vam odvjetnik najprije pregleda svoje pismo kako biste osigurali da je to prikladno i da je to razuman prvi korak prema rješavanju pitanja. Ako se pojavi na sudu, morat ćete pokazati da je vaš pokušaj rješavanja problema bio razuman i da se pridržavao lokalnih i državnih zakona.
