Prilikom pisanja izvješća koje će se predstaviti na sastanku, trebate slijediti neke osnovne smjernice, od kojih je većina vjerojatno naučena u školi. Na primjer, morate biti sigurni u svrhu vašeg izvješća, morate se usredotočiti na precizno definiranu podtemu i trebate pisati sa svojom publikom na umu.
Unaprijed upoznajte obrazovne i radne pozadine sudionika sastanka. To vam pomaže da znate koliko teme trebate objasniti. Na primjer, zamislite da sastavljate izvješće o broju nesreća na određenim gradskim raskrižjima koje će biti predstavljeno na sljedećem sastanku Odbora za promet. Ako tri od pet članova povjerenstva imaju iskustva u provedbi zakona, nećete morati objašnjavati fraze kao što je "navigacija po redu".
Zapamtite savjet učitelja engleskog u srednjoj školi: Ne pokušavajte se boriti protiv svemira. Pišite o manjem segmentu vaše glavne teme. To olakšava razumijevanje vašeg izvješća. Na primjer, "sigurnost pješaka" može biti glavni predmet izvješća o prometnoj studiji, ali vaše izvješće je ograničeno na jedan dio te teme - poboljšanje sigurnosti na dva raskrižja.
Pobrinite se da u uvodu i zaključku navedete dovoljno konteksta. To pomaže sudionicima sastanka u razumijevanju važnosti vaših prijedloga. Na primjer, ako vaše izvješće preporučuje unajmljivanje pomoćnih policijskih službenika za rad u općinskom sudu, vaš uvod bi objasnio općinsku dugogodišnju borbu za nadoknadu povećanja prekovremenog rada plaćenog policajcima. Zaključak bi ponovio kako je ovaj prijedlog samo jedan od mnogih koji mogu pomoći općini da iskorijeni rupe u svom proračunu.
Neka naslov izvješća predloži da li je sastanak zakazan za rješavanje problema ili za davanje informacija.Na primjer, ako je upravitelj pozvao sastanak kako bi članove tima obavijestio da je prodaja u posljednjem tromjesečju porasla, vaš naslov bi mogao biti "Prodaja u trećem tromjesečju: utjecaj novih procedura korisničkih usluga".
Izvještaji obično imaju za cilj utjecati na nečije radnje. Navedite povratne informacije koje očekujete - i od koga. Na primjer, izvješće upravitelja škole o povećanju rezultata testova za studente može preporučiti odboru da odobri rezoluciju kojom se pilot program pretvara u stalni.
