Imati prave ljude koji će se pojaviti na vašem poslovnom sastanku mogu napraviti ili prekinuti događaj. Kada izrađujete uvjerljiv i profesionalan poziv, uvjerite pozvanike na važnost sastanka, potrebu za njihovim prisustvom i korist za njih.
Prilagodite pozivnicu ako šaljete pojedinačna pisma. Koristite zaglavlje tvrtke ili logotip ako šaljete unaprijed ispisane kartice. Za pozivnice putem e-pošte prikažite logotip i veze na web-lokacije. Obratite se svakoj osobi po imenu i pošaljite je od visokog dužnosnika tvrtke, zajedno s potpisom.
Vodite s uvjerljivom uvodnom rečenicom koja objašnjava što se događa i zašto je osoba pozvana da prisustvuje. Na primjer, “Vaša stručnost u industriji čini vas idealnim kandidatom za naš novi upravni odbor. Pozivam vas da se sretnete i družite s pokretačima i šejkerima naše poslovne zajednice na ručku i prezentaciji. ”
Spomenite ekskluzivnost sastanka, temu o kojoj će se raspravljati ili željene ishode dana. Na primjer, "pozvali smo samo desetak glavnih lokalnih izvršnih direktora da sudjeluju u ovoj raspravi na okruglom stolu. Naš je cilj razmisliti o poslovno-prijateljskim preporukama koje ćemo državnoj vlasti donijeti sljedeće godine u vezi s jedinstvenim potrebama poduzetnika u našoj državi. Želimo da se vaš glas čuje."
Zabilježite gostujuće govornike, obroke ili mogućnosti umrežavanja koje mogu privući zaposlene profesionalce. Na primjer, "čut ćemo lokalne kandidate koji se natječu za ured i pružiti razdoblje za pitanja i odgovore. Osigurat ćemo vam posluženu užinu i kafić."
Uključite sve relevantne pojedinosti sastanka u istaknuti ili podebljani dio svog pisma koje se ističe za pozvanog. Vitalne informacije kao što su datum, vrijeme i mjesto mogu se izgubiti u tijelu pisma. Stavite sve u jedan odjeljak radi lakšeg snalaženja.
Zatražite RSVP do određenog datuma kako biste mogli planirati u skladu s tim. Pozivateljima dajte nekoliko načina za potvrdu sudjelovanja, kao što su e-pošta, web-lokacija tvrtke, unaprijed ispisana kartica ili telefonski poziv.
Savjet
-
Prije zakazivanja datuma i vremena provjerite kalendare zajednica i lokalnih tvrtki za sukobljene događaje. Ne želite se natjecati s funkcijom Trgovačke komore, događajem Rotary kluba ili velikim konferencijama ili sajmom.
Slanje pozivnica najmanje mjesec dana unaprijed s podsjetnikom obavijesti dva tjedna van kako bi sudionici vrijeme da vas dodati na njihov raspored. Ako je riječ o velikom sastanku ili konferenciji na kojem ljudi trebaju planirati putovanje i smještaj, obavijestite ih barem šest mjeseci kad god je to moguće.
