Iako mnogi ljudi smatraju sastanke gubitkom vremena, oni su učinkovit način za razmjenu informacija, praćenje napretka velikog projekta i poboljšanje komunikacije između članova tima. Važno je da svi sudionici sudjeluju na sastanku i stignu na vrijeme kako bi spriječili nepotrebna kašnjenja. Djelotvoran način poticanja onih koji su uključeni da budu na vrijeme je da svima pošalju podsjetnik na predstojeći sastanak nekoliko dana prije nego što je zakazan.
Pošaljite e-poruku svim sudionicima sastanka nekoliko dana prije sastanka.
Unesite adrese e-pošte svih osoba za koje se očekuje da će sudjelovati u polju "To" u predlošku e-pošte, a zatim počnite pisati poruku.
Uključite važne pojedinosti kao što su datum, vrijeme i lokacija. Također možete priložiti dnevni red ako postoji. To će pomoći polaznicima da se pripreme za sastanak.
Ako sastanak uključuje samo nekoliko osoba, možda ćete poželjeti svima poslati tekstualnu poruku. To upozorava sudionike zakazanog sastanka i šalje podatke izravno svojim mobilnim telefonima. Na taj način mogu provjeriti pojedinosti kao što su vrijeme i mjesto sastanka na dodir gumba gdje god se nalazili. (Provjerite imate li ispravan broj mobitela za sve. Poruke koje su slučajno poslane u fiksnu liniju neće biti primljene.)
