Rad u zajednici je plemenito djelo - ali često se to ne bi dogodilo bez značajnog napretka koji se odvija iza kulisa. Organiziranje društvenog skupa je višestruko nastojanje i odgovornost je predsjednika da se pobrine za svaki detalj. Važno je unaprijed planiranje, uključujući sve od postavljanja ciljeva do delegiranja zadataka. Ako unaprijed navedete popis komponenti, povećavate vjerojatnost da će vaš događaj biti uspješan.
Odaberite uzrok. Mnoge vrste projekata spadaju u područje rada u zajednici. Neke ideje uključuju projekte za promicanje okoliša, promicanje sigurnosti, borbu protiv kriminala ili pomoć beskućnicima.
Razmotrite glavni razlog zašto je projekt potreban. Ako planirate događaj u ime organizacije, uzmite u obzir je li događaj u duhu njegove organizacijske misije.
Postavi ciljeve. Odredite konkretne ciljeve projekta i provjerite jesu li mjerljivi. Mjerljivi ciljevi pomoći će vam procijeniti događaj nakon što ga završite.
Osmislite događaj. Odaberite datum, vrijeme i mjesto. Zatim razmislite što bi bilo potrebno - kao što je zanimljiv govornik, hrana ili jedinstvena aktivnost - kako bi ljudi smatrali događaj zabavnim i vrijednim truda.
Navedite kadrovske potrebe. Detaljno specifične dužnosti i tko će izvršavati te dužnosti. Zaposlite volontere da popune ova radna mjesta.
Navedite potrebne resurse, materijale i zalihe. Za potrebe proračuna navedite da li će svaka stavka biti donirana ili kupljena. Ako je donirana, zabilježite vrijednost u naturi.
Kroz pismenu komunikaciju ili osobne prezentacije, pozovite potencijalne partnere - kao što su eventualni sponzori događaja - da sudjeluju u događaju. Podijelite zanimljivu priču o tome kako će vaš projekt pozitivno utjecati na zajednicu. Zatim im objasnite što mogu učiniti da pomognu.
Ispunite predloženi proračun s naznakom svih očekivanih prihoda i rashoda. Uključite sve resurse, materijale i zalihe s vašeg popisa u proračun troškova. Budite sigurni da se vrijednost doniranih stavki odražava u proračunu.
Promovirajte događaj. Komunicirajte događaj svim mogućim sredstvima, kao što su priopćenja za javnost, izravna pošta, osobne pozivnice, plakati, najave na internetskim stranicama i putem raznih društvenih medija. Jednostavna riječ od usta također je vrlo učinkovita za dobivanje riječi. Pobrinite se da promovirate događaj u područnim školama (ako je prikladno), jer mnogi učenici moraju obavljati sate rada u zajednici i možda su voljni sudjelovati.
Osmislite alternativni plan u slučaju da nešto pođe po zlu - nikada ne boli imati plan B. Opišite potencijalne probleme (kao što je loše vrijeme) koji bi mogli spriječiti uspješan završetak projekta. Zatim formulirajte rješenja za ove probleme (kao što je premještanje događaja unutra).
Formulirati određeni akcijski plan. Navedite konkretne korake za uspješno dovršenje projekta. Prikažite planirane datume za svaki korak. Podijelite korake za dan događaja na poseban popis, jer to može biti najdetaljniji i najreferentniji popis tijekom samog događaja.
