Planiranje događaja zahtijeva puno posla. Za svakog pojedinca ili tvrtku čije usluge angažirate trebat će vam ugovor koji će vas zaštititi od preopterećenja ili zaglavljivanja bez tih usluga na dan događaja. Koristite jasan, koncizan jezik prilikom pisanja ugovora o događaju, tako da nema prostora za pogrešno tumačenje bilo koje strane.
Sastavite sve informacije koje trebate uključiti u ugovor u jednom dokumentu za svoju referencu. To uključuje imena i kontaktne podatke vas i tvrtke ili pojedinca, uključujući adresu, telefonski broj i adresu e-pošte, datum događaja, vrijeme kada se radnici pojavljuju te vrijeme početka događaja te se očekuje da će se kraj. Napišite popis svake relevantne opreme koju ćete pružati i ono što očekujete od ugovorenog radnika. Na primjer, ako unajmljujete DJ-a, učinite jasnim ako možete isporučiti zvučnike, ali DJ je odgovoran za kabele.
Napravite obrazac s odjeljcima za kontaktne informacije, datume i vrijeme na popisu, kao i očekivanja na popisu. Za već oblikovani ugovor, Microsoft Office nudi nekoliko besplatnih predložaka koje možete odabrati.
Napišite ugovor o plaćanju navodeći svoje ime kao platitelja, ime ugovornog radnika (ili naziv tvrtke) kao primatelja, satnicu ili ukupnu plaću i sve dodatne naknade koje se mogu dodati ili oduzeti (posebno navedite zašto bi se to moglo dogoditi), ako je primjenjivo.). Uključite način plaćanja (ček, gotovinu, PayPal) i kada će isplata biti izdana. Ako će se plaćanje izvršiti na dan događaja, naznačite da li će to biti prije ili nakon završetka usluge.
Napišite odjeljak posebno za povrate i otkazivanja, te izričito navedite koji su vaši razlozi za neplaćanje plaćanja. Uključite vremenski okvir za omogućavanje otkazivanja. Na primjer: "Tvrtka može otkazati do 48 sati prije događaja ili će im se procijeniti naknada." Navedite i kakve će biti naknade.
Napišite odjeljak za sve druge stavke o kojima se može pregovarati, a koje su specifične za vaš događaj i kako se one mogu riješiti. Na primjer, ako je događaj na otvorenom, uključite plan "kišnog dana" ili navedite želite li otkazati događaj, kako ćete obavijestiti ugovornog radnika, te kakvu (ako postoji) naknadu može primiti.
Napravite odjeljak s vašim imenom i puna imena radnika na koje je ugovoreno, upisali, s linijom do datuma i potpišite. Kopirajte potpisani ugovor o događaju za radnika i zadržite dodatnu kopiju za svoju evidenciju.
