Kružno pismo koristi se za dijeljenje istih informacija s velikom publikom. Svrha se razlikuje od osobnog pisma, koje šalje određene informacije jednom ili nekoliko primatelja. Kružna pisma često se koriste za objavljivanje novih informacija ili za razjašnjenje pravila. Oni su nešto općenitiji u temi, jer su široko čitani. Pisanje kružnog pisma bilo koje vrste zahtijeva nekoliko važnih koraka.
Upoznajte svoju publiku. Za cirkularna pisma čitateljstvo je raznoliko, tako da je teško odrediti razinu prethodnog znanja ili poznavanje sadržaja koji želite podijeliti. Međutim, razmislite o većini vjerojatno čitatelja kada pišete, tako da je vaše pismo korisno za većinu ljudi.
Razlikujte unutarnja i vanjska kružna slova. Unutarnje kružno pismo, iako je distribuirano velikoj skupini, još je uvijek ograničeno na grupu. Na primjer, tvrtka može poslati interno pismo zaposlenicima o novoj politici tvrtke. Nasuprot tome, vanjsko pismo bilo bi pismo koje bi se prosljeđivalo svim klijentima ili javnosti.
Koristite ton i glas prikladne za vrstu komunikacije (unutarnju ili vanjsku) za koju će kružno slovo funkcionirati. Primjerice, strog bi ton bio prikladan za cirkularno pismo svim zaposlenicima koje se odnosi na kašnjenje ili izostajanje s posla. Međutim, strog ton ne bi bio prikladan za korištenje u pismu koje se šalje klijentima.
Dijelite samo ovlaštene informacije. Budući da su kružna pisma namijenjena velikoj publici, nisu prikladna za otkrivanje povjerljivih informacija ili pojedinosti koje nisu namijenjene širokoj publici.
