Sponzori su filantropski pojedinci koji vole pomagati drugima. Izražavajući svoju zahvalnost u pismenom pismu osobama ili grupama koje su vam pomogle u pružanju pomoći, obavijestit ćete ih da je njihova potpora cijenjena. Izbjegavajte pretjerano cvjetanje ili osjetljiv osjećaj. Držite pismo izravno, jasno i jednostavno.
Odaberite format poslovnog pisma
Napišite pismo na vlastitom memorandumu ili onog iz grupe koju predstavljate, koja je dobila sponzorstvo. Otvorite pismo tako što ćete ga uputiti osobi po imenu. Ako će ići u organizaciju, pišite glavnom predstavniku, kao što je "predsjednik Jones" ili "gospođa Emma Whitaker, CEO", zatim CC - kopiju - Upravni odbor s dodatnom kopijom. Pozdrav kao "Draga gospođo Whitaker i članovi Odbora" je prikladan.
Izrazite svoju zahvalnost
Pišite iskrene riječi koje izražavaju vašu zahvalnost. Izravno navedite da ste doista zahvalni za specifičnu potporu koju ste pružili tvrtki, a zatim dodajte naziv svog projekta ili događaja. Mnoge velike filantropske skupine mogu pridonijeti tisućama ljudi, stoga uključite ono što je osoba ili skupina pridonijela. Primjer za to bi bio: "Naš ženski tim za jedriličarske utrke pridružio mi se i zahvalio svima na sponzorskom doprinosu od $ 50.000 za ulazak u utrku Vic Maui." Ako su stavke pridonijele, zahvalite se za pojedinosti, kao što su oprema, alati, potrošni materijal, oprema ili smještaj.
Budite specifični glede novca
Dodajte pojedinosti o iskustvu i napomenu o tome na što je novac otišao. Primjerice, "Vaša sponzorska sredstva otišla su na cijeli niz novih jedara za jahtu i novu navigacijsku opremu. Utrka je protekla samo s jednim manjim problemom tijekom posljednja dva sata. ne bi uopće mogli obaviti utrku bez vaše pomoći. Slijepe žene koje su bile članovi posade nose poruku da postanu neovisne o svojim različitim zajednicama, prema nadahnutim mladim sportašicama."
Razmislite naprijed na svježe ciljeve
Dodajte rečenicu ili dvije koje označavaju vaš sljedeći projekt i ciljeve. Spomenuti budući događaj pomoći će u postavljanju osnove za nadu za buduće financiranje. Ako ste postigli dobar uspjeh ili ste uspjeli ispuniti svoj cilj, sponzor će vrlo vjerojatno biti otvoren za buduću podršku.
Iskreno zatvorite pismo
Zatvorite slovo s "Vrlo iskreno" ili "Iskreno zahvalno", a zatim potpišite. Dodajte imena članova tima ako je grupa mala, ali inače će vaša biti dovoljna. Dodajte kontaktne informacije i vezu web-lokacije na kraju pisma. Čitavo pismo čuvajte na jednoj stranici, koristeći svoj autentični "glas" - jezik koji vam odgovara - u kombinaciji s profesionalnim pristupom. Prilagodite potpis rukom potpisujući ga umjesto da tipkate, čak i ako je ostatak slova upisan.
Zatvorite uspomenu
Dobra je praksa dodavati uspomenu kada je to moguće. Na primjer, ako ste bili sponzorirani za pisanje knjige, pošaljite potpisanu kopiju s pismom. Ako ste dobili uniforme ili opremu, pošaljite fotografiju tima tim. U slučaju ženskog natjecateljskog tima, prikladna je fotografija posade na brodu. Kadriranje je opcionalno. Pošaljite DVD ako ste snimili film, ili ako je netko snimio vaš događaj. Vidjevši snimke uspona na Mount Everest prije nego što svijet vidi to može biti uzbudljivo za sponzore.
