Većina svakoga tko radi dobiva bombardiran svakodnevno beskrajne poruke e-pošte. Mnoge od tih poruka e-pošte brzo se skeniraju i brišu, ako se uopće i otvore. Kada šaljete poslovnu e-poštu kolegi, zaposleniku ili klijentu, ne želite da to završi u hrpi odbacivanja. Upoznavanje s poslovnim formatom e-pošte može napraviti razliku između čitanja vaše e-pošte i odlaganja u virtualnu kantu za smeće.
Što je poslovni format e-pošte?
Format poslovne e-pošte je dobra praksa za slanje bilo koje vrste korespondencije u ime vaše tvrtke. On pruža formalnu strukturu koja vam pomaže da prenesete svoju poruku i dobijete odgovor.
Elementi poslovne e-pošte uključuju:
- Detaljni redak predmeta. Upotrijebite redak predmeta koji potiče čitatelja da otvori vašu e-poštu. Što ste specifičniji, to bolje. Uključite nekoliko riječi o tome o čemu se radi u e-pošti - Sastanak sljedećeg tjedna za raspravu o prijedlogu - umjesto nejasne riječi, kao zdravo, Biti specifičan pomaže spriječiti da vas e-pošta uhvati u filtar za neželjenu poštu, a da je nikada ne primi.
- Profesionalni pozdrav. Kako pozdravljate osobu ovisi o vašem postojećem odnosu, ako ga imate. Ako dopirete do nekog novog ili na višem položaju, prikladno je koristiti formalniji pozdrav Dragi gospodine Jones, Ako ste prije radili s tom osobom i imate povremenu vezu, u redu je koristiti ime osobe, npr Bok, Kim. Provjerite je li ime osobe napisano ispravno, a adresa e-pošte je točna.
- Sažeta poruka. Tijelo poslovne e-pošte treba biti izravno i do točke. Osoba koja je čita ne mora uvijek imati puno vremena, stoga je nemojte predug i detaljna. Koristite kratke rečenice i odlomke i uključite samo odgovarajuće informacije. Na primjer, rečenica ili dvije o tome zašto biste željeli upoznati i predložena vremena. To također olakšava ljudima čitanje poruke na svojim telefonima, gdje je vjerojatno da će otvoriti e-poštu. Svakako upotrijebite osnovno oblikovanje e-pošte, čak i ako ste u iskušenju da koristite mnogo boja ili emojija.
- Potpis. Kada šaljete poslovnu e-poštu, uvijek je dobro zatvoriti s potpisom e-pošte. Uključite svoje ime, naziv posla, tvrtku i podatke za kontakt. Može sadržavati i veze na vaše društvene medije ili web-lokaciju, što olakšava primatelju pristup tim informacijama. Samo nemojte uključivati toliko informacija da izgleda pretrpano. Vaš potpis može se unaprijed programirati u postavke e-pošte kako bi se automatski uključio u bilo koju e-poštu koju šaljete.
Zašto trebate znati format poslovne e-pošte
Poslovna e-pošta je u biti kao i svako drugo poslovno pismo, ali poslana elektroničkim putem. I, kao i svako poslovno pismo, pobrinite se da koristite ispravan format kako biste naišli što profesionalnije. Ne želite poslati e-poštu koja je previše neobavezna ili neosobna, posebno za važnu poslovnu zabrinutost.
Format poslovne e-pošte omogućuje jednostavnu strukturu koja se može prilagoditi bilo kojoj poslovnoj e-pošti. Osmišljen je kako bi primateljima rekao točno o čemu se radi i ohrabrio ih da otvore e-poštu i pročitaju je. Format poslovne e-pošte također vam omogućuje da budete formalni ili povremeni, ovisno o primatelju. Uvijek ostanite profesionalni i prijateljski u svojoj e-pošti. Pišite na način koji potiče primatelja da pročita vašu poruku i odgovori na vaš zahtjev.
Predstavljate svoju tvrtku za svaku e-poštu koju šaljete. Učenje oblika poslovne e-pošte može vam pomoći da ostavite dobar dojam i na one s kojima radite i na one s kojima želite raditi.
Primjer formata poslovne e-pošte
Točan način na koji formatirate svoju poslovnu e-poštu ovisi o vašoj osobnosti, o čemu se radi i kome ga šaljete. Slijedite ovaj osnovni poslovni oblik e-pošte:
Predmet: Pregled plana ljetnog marketinga
Zdravo Sam,
U prilogu je ljetni marketinški plan koji sam sastavio. Bilo bi mi drago ako biste ga mogli pregledati i obavijestiti ako imate bilo kakvih prijedloga.
Hoćete li imati vremena da to prođete sa mnom sljedeći utorak ili srijedu?
Hvala vam,
dizalica
naslov, naziv tvrtke i podaci za kontakt
Kao i uvijek, obavezno pregledajte pravopis i gramatiku prije nego što pritisnete Pošalji.
