Sastanci mogu biti najproduktivniji dio vašeg dana, ili potpuni gubitak vremena. Sve ovisi o strukturi sastanka i vještini voditelja sastanka. Ako je vaš posao postaviti sastanak, jedan od vaših najvažnijih ciljeva je stvoriti dnevni red. Ispravno označavanje stavki dnevnog reda sastanka je ključno, budući da ti stavci dnevnog reda postavljaju ton za sastanak i pomažu da se rasprava odrzi.
Označite stavku dnevnog reda kao "informativnu" ako je njezina svrha pružiti pozadinu ostalim sudionicima sastanka. Na primjer, član projektnog tima možda će morati objasniti opseg predloženih promjena softvera na početnom sastanku. Ova vrsta stavke dnevnog reda sastanka je informativna. Sudionici ne moraju pristati ili se ne slažu s ovom točkom; jednostavno moraju upiti informacije.
Stvoriti dnevni red savjetodavnih sastanaka za stavke koje zahtijevaju raspravu, ali se ne očekuje da će biti riješene na sastanku. Stavke savjetodavnog programa daju sudionicima priliku da iznesu svoje nedoumice i iznesu svoje mišljenje o predmetima o kojima se raspravlja. Na primjer, sastanak o predloženoj nadogradnji računalnog hardvera može uključivati nekoliko stavki dnevnog reda, uključujući raspravu o hardverskim rješenjima koja se razmatraju. Voditelj projekta može dati kratak pregled svakog predloženog rješenja, nakon čega slijedi opća rasprava preostalih sudionika sastanka.
Označite stavku dnevnog reda sastanka kao "rješavanje problema" ako je njezina svrha zapravo doći do rezolucije tijekom sastanka. Ova se oznaka temelji na cilju za određeni sastanak koji planirate. Točka dnevnog reda može biti označena kao savjetodavna na jednom sastanku i rješavanje problema na sljedeći način kako se projekt kreće od početka do rješenja. Na primjer, stavka savjetodavnog dnevnog reda o odabiru hardvera može se okrenuti rješavanju problema na sljedećem sastanku, kada se od sudionika traži da zapravo odaberu hardversko rješenje.
Napravite stavku dnevnog reda sastanka s oznakom "zahtjev za pomoć" ako je njezina svrha zatražiti pomoć od ostalih sudionika sastanka. Ove stavke mogu poslužiti kao praćenje za sljedeći sastanak, pri čemu svaki član projektnog tima daje ažuriranje i daje ostatak tima informacije o statusu projekta.
