Dobro strukturiran dnevni red sastanaka vrijedan je alat kojim se osigurava da sastanci postignu željene rezultate unutar dodijeljenog vremena. Okvir aktivnosti koje treba provesti, kao i popis specifičnih tema o kojima će se raspravljati, trebao bi biti usmjeren na vođenje sudionika kroz sastanak. Stoga dnevni red igra značajnu ulogu u osiguravanju produktivnosti sastanka.
Napredna komunikacija
Dnevni red osigurava da se relevantne informacije o pitanjima o kojima se raspravlja unaprijed prosljeđuju sudionicima. Kao rezultat toga, sudionici će imati dovoljno vremena za istraživanje i konzultacije budući da dnevni red sadrži popis tema ili pitanja kojima se treba baviti. Osim toga, sudionici će znati jesu li zakazani za razgovor ili prezentacije. Svi članovi pozvani na sastanak znaju što mogu očekivati.
Cilj sastanka
Dnevni red je značajan kako bi se sudionici usredotočili na dotičnu temu. To je zato što sadrži popis ciljeva sastanka, kao i glavna pitanja koja su bitna za održavanje rasprave usmjerenog na svrhu sastanka. Alternativno, to se može postići informiranjem sudionika o prioritetima ili razmatranjem svih pitanja i projekata koji utječu na svakog sudionika.
Angažiranje članova
Osim naglašavanja svrhe sastanka, kratak usmeni pregled dnevnog reda na početku sastanka pomaže u određivanju tempa sastanka. Sudionicima se također pruža prilika da identificiraju stajalište o nekom pitanju, kao i gdje se mogu vratiti kada tema ne bude tema. Kao rezultat toga, sudionici razumiju tijek sastanka i adekvatno se uključe u rasprave.
Alat za upravljanje vremenom
Dnevni red pruža okvir za postizanje učinkovitog i djelotvornog sastanka. Pomaže osigurati učinkovito korištenje vremena sudionika, osobito ako dnevni red uključuje vrijeme koje će biti dopušteno za svaku točku dnevnog reda. Pridržavanje vremenskih dodjela pomaže sudionicima da ostanu usredotočeni na važna pitanja i brige.
