Programi su poput visoko oktanskog goriva za sastanke - oni mogu uvelike poboljšati učinkovitost i produktivnost svakog procesa odlučivanja. Jedan dobar plan može smanjiti broj sastanaka potrebnih za dovršetak projekta na pola i uvelike smanjiti tendenciju da se sastanci odvoje u rasprave koje nisu korisne za postizanje ciljeva.
Uloga dnevnog reda
Cilj dnevnog reda je olakšati proces donošenja odluka među članovima grupe. To može biti za nadogradnju tehnologije ili raspravu o proračunu. Dnevni red pomaže da se sudionici sastanka usredotoče na konačnu odluku. Agende također olakšavaju procjenu uspjeha sastanka davanjem kontrolnog popisa za praćenje i odgovornost.
formati
U prvom retku dnevnog reda treba navesti cilj i svrhu sastanka. Neki formati dnevnog reda radije navode cilj zajedno s podciljevima nakon svake točke dnevnog reda. Oba formata uspostavljaju okvir za raspravu. Dnevni red može varirati od jednostavnih do složenih. Oni mogu uključivati priloge i materijale za čitanje ili dnevni red iz prethodnog sastanka. Vrsta formata koji se koristi općenito se određuje prema formalnosti i dužini sastanka. Dobro pravilo je da format treba odgovarati haljini sudionika sastanka; to jest, sastanak pun sandala i kratkih hlačica može proći s neformalnim dnevnim redom, dok soba puna odijela može zahtijevati formalni dnevni red.
Neformalno nasuprot formalnom
Kratki ili neformalni sastanak može se uključiti u poruku e-pošte ili podsjetnik na sastanak. Može sadržavati jedan redak za cilj sastanka, a zatim tri do pet kratkih točaka za raspravu. Dugi dnevni red je obično puna stranica, koja uključuje naslov, mjesto sastanka, datum i vrijeme, ciljeve i teme ili točke razgovora. Dugi sastanci trebali bi uključivati i vrijeme za svaku temu rasprave i ime voditelja. Oba formata dnevnog reda trebala bi završiti odjeljkom "Sljedeći koraci" za praćenje. Ti "Sljedeći koraci" postat će osnova za teme dnevnog reda na sljedećem sastanku.
