Da biste postali vodeći u industriji ili čak naprosto napredovali u svojoj karijeri, morate ovladati vještinom komunikacije ili procesom u kojem pojedinci komuniciraju, razmjenjuju i tumače značenja. Bezobzirno prenošenje informacija kroz prazan chitchat je jednostavno. Učinkovito komuniciranje zahtijeva vještinu i finoću. Da biste uspješno komunicirali, morate biti u stanju učinkovito predstaviti ideje, uvjerljivo, jasno i sažeto.
Kako ovladati umjetnošću komunikacije u poslovanju
Kao bitna kvaliteta u poslovnom svijetu, komunikacija može napraviti ili prekinuti vašu karijeru. Da biste postali vodeći u industriji ili čak naprosto napredovali u svojoj karijeri, morate ovladati vještinom komunikacije ili procesom u kojem pojedinci komuniciraju, razmjenjuju i tumače značenja. Bezobzirno prenošenje informacija kroz prazan chitchat je jednostavno. Učinkovito komuniciranje zahtijeva vještinu i finoću. Da biste uspješno komunicirali, morate biti u stanju učinkovito predstaviti ideje, uvjerljivo, jasno i sažeto. Komunikacija je uspješna samo kada pošiljatelj i primatelj razumiju sadržaj informacija prikazanih na isti način. Kako ovladati umjetnošću komunikacije?
Razumjeti temeljna načela komunikacije Prvo, morate biti jasni u vezi s time zašto komunicirate, a zatim priopćiti svoju poruku bez nesporazuma i konfuzije. Smanjite učestalost nesporazuma s jasnom, konciznom, točnom i dobro planiranom komunikacijom. Razmotrite svoje ciljeve jer ih morate artikulirati da biste to postigli. • Što želite da vaša publika zapamti? • Što želite prenijeti? • Što želite da vaša poruka postigne?
Drugo, morate znati kako poslati podatke na takav način da ih primatelj može ispravno dekodirati. Uspjeh ovisi o jasno navođenju informacija, ali io predviđanju i uklanjanju potencijalnih izvora nesporazuma. Ključ: poznavanje publike. Vaša poruka se dostavlja pojedinim članovima publike, od kojih svi ulaze u komunikacijski proces svojim vlastitim idejama i uvjerenjima koja će nesumnjivo utjecati na njegovo razumijevanje poruke. Također, bitno je da shvatite prednosti i slabosti različitih komunikacijskih kanala koji uključuju, ali nisu ograničeni na, osobno, telefonom, e-poštom i tekstom. Svakako koristite odgovarajući kanal za svoju poruku. Na primjer, davanje dugačkih uputa preko telefona vjerojatno nije najučinkovitija ruta. Isto tako, ni ne šalje negativne povratne informacije putem e-pošte. Ispitajte prednosti i nedostatke svih komunikacijskih kanala u odnosu na vašu poruku kako biste osigurali da odaberete kanal koji će najbolje prenijeti poruku. Budite otvoreni za povratne informacije od svoje publike, posebno kada komunicirate osobno ili preko telefona. Obratite posebnu pozornost na verbalne i neverbalne reakcije na vašu poruku kako biste pomogli mjeriti da li je publika razumjela značenje prezentiranih informacija. Drugi način povećanja komunikacijskih vještina u poslovanju je uklanjanje prepreka koje mogu uzrokovati nesporazume. Potencijalne prepreke vašoj poruci mogu biti sve od prevelike dugotrajnosti, korišćenja pogrešnog komunikacijskog kanala, neorganiziranosti u prezentiranju informacija, korištenja lošeg verbalnog i neverbalnog jezika, prebrze ponude previše informacija, nerazumijevanja kulture publike i ne predstavlja pojednostavljenu i sažetu poruku. Osim ovih općih smjernica, možete usavršiti svoje komunikacijske vještine fokusirajući se na općenitija područja komunikacije, kao što su stvaranje učinkovitih i laganih prvih dojmova, prenošenje ispravnog neverbalnog govora tijela, učinkovito komuniciranje verbalno, aktivno slušanje, fokusiranje na razvoj pisanja vještine i učenje pravilnog etiketa za komunikaciju putem tehnoloških kanala.
Stvorite trajni prvi dojam Cilj stvaranja trajnog prvog dojma je uspostavljanje udobnosti, povjerenja i odnosa s osobom s kojom se susrećete. Potreban je samo brz pogled, otprilike tri sekunde, da bi vas netko procjenio kada ste se prvi put sastali. Njihovo mišljenje o vama brzo se formira na temelju vašeg izgleda, govora tijela, ponašanja, manira i načina na koji ste obučeni. U poslovanju je ključno uvijek stvoriti dojam profesionalne prisutnosti. Neki jednostavni načini za stvaranje snažnog i učinkovitog prvog dojma su sljedeći: • Napravite prijateljski izravni kontakt očima kako biste razvili međusobno povjerenje. • Ustanite i uspravite se jer dobar stav stvara trenutni dojam kompetencije i pokazuje da vam je ugodno u poslovnim situacijama. • Držite kontakt očima kroz potres ruke i obratite se osobi po imenu. • Dolazite deset do petnaest minuta ispred predviđenog vremena. • Odjenite se prikladno za sastanak. Upoznajte tradicije i norme jer se ne želite pojaviti u poslovnom odijelu kada su svi ostali obučeni ležerno. • Održavajte čist i uredan izgled. Napravite trideset sekundi brzu provjeru prije sastanka. • Osmjehnite se toplinom i samopouzdanjem. • Budite ljubazni i pažljivi.
Prvi dojmovi odnose se na stvaranje percepcije profesionalne prisutnosti kako bi se uspostavio kredibilitet. Koristite svoj govor tijela kako biste projicirali odgovarajuće povjerenje i samopouzdanje tako što ćete stajati visoki, toplo se smiješiti kako biste druge olakšali, uspostavili prijateljski kontakt očima, pozdravili čvrstim rukovanjem, proširili ljubaznost svima, projicirajući istinski entuzijazam i ljubaznost i prikladno odijevanjem.
Ponovno naglasite svoju poruku putem neverbalne komunikacije Samo oko sedam posto emocionalnog značenja u poruci sastoji se od stvarnih riječi, a još trideset osam posto se prenosi putem našeg tona glasa i glasa. To znači da se pedeset i pet posto našeg značenja u porukama prenosi kroz neverbalnu komunikaciju koja uključuje izraz lica, geste i držanje. Dakle, čak i dok govorite jednu stvar, vaš govor tijela može izraziti nešto sasvim drugo. Pametni profesionalci koriste neverbalne komunikacijske vještine kako bi izgradili povjerenje i odnos s klijentima i kolegama držeći njihov govor tijela dosljednim i podudarnim s njihovom verbalnom porukom. Kako biste napredovali u poslovnom svijetu, morate naučiti ne samo prenositi svoju poruku verbalno, već i neverbalno. Koristite neverbalno komuniciranje svjesno i namjerno kako biste ga učinili izvorom moći i snage u vašim poslovnim interakcijama. Prvo, shvatite jake i slabe strane vaše neverbalne komunikacije, a zatim razbijte komponente i provodite utjecajno, dosljedno i prirodno izvršavanje počevši od kontakta s očima. Pokušajte početi od sljedećeg: • Pregledajte ulazak u sobu. Jeste li primijetili kada uđete u sobu? • Ponudite li svoju ruku odmah kad se sretnete s nekim bez obzira na rasu ili spol? • Da li dosljedno uspostavljate kontakt s očima na sastancima i tijekom razgovora? • Pokušavate li gestikulirati na način koji ometa i koji bi mogao spriječiti nečiju sposobnost povezivanja s vama? • Jesu li neverbalni signali koje šaljete jasno i dosljedno vašoj poruci? Ili su ljudi uglavnom zbunjeni o tome gdje stoje s vama? • Jeste li svjesni reakcija lica u različitim situacijama?
Naša fizička prisutnost je ono što drugi primjećuju kada se sastanu s nama, pa se pobrinite da izlučujete energiju, da imate ispravno držanje, čvrsto stisak ruke i prijateljski kontakt očima. Naučite ne samo ovladati svojim početnim jezikom tijela, već i svojim reakcijama na druge, kao što je održavanje ravnodušnog lica kada se naljuti. Na kraju, naučite se podudarati i zrcaliti usvajanjem načina i manira osobe ili osoba s kojima komunicirate.Odgovarajući nivoi energije, izrazi lica, ton glasa, vokabular i tempo najbrži je način izgradnje odnosa u komunikacijskom procesu. Ne-verbalni znakovi pružaju kontekst za tumačenje sirovog sadržaja komunikacije tako da morate osigurati da vaša verbalna i neverbalna poruka ostane sinkronizirana.
Oživljavanje verbalne komunikacije Komunikacija licem u lice uvijek će biti najbolji komunikacijski kanal. Nikada nemojte podcjenjivati vrijednost glasa i emocija koje se prenose kroz govor tijela, pogotovo kada kritikujete nekoga ili dajete negativne povratne informacije. Ako se ne slažete s nekim dok vaše riječi možda izražavaju vaše neslaganje, vaš ton, držanje i kontakt očima mogu istodobno izražavati vašu vrijednost i poštovanje prema mišljenju druge osobe. Dok je telefonski razgovor i bolji komunikacijski kanal, još uvijek je daleko od interakcije licem u lice. Oslanjamo se na bogatu varijantu neverbalnih znakova da interpretiramo značenje iza nečijih riječi i sastanci licem u lice pomažu nadoknaditi potencijalne prepreke koje bi mogle pogrešno protumačiti namjeravanu poruku. Dakle, ako ste ikada u nedoumici o tome koji način koristiti, komunikacija s nekim licem u lice je uvijek najsigurnija i najučinkovitija metoda osiguranja učinkovite komunikacije vaše poruke. Ako imate poteškoća da se izrazite usmeno, isprobajte nešto od sljedećeg kako biste izoštrili svoje vještine verbalne komunikacije: • Gledajte verbalne interakcije u svom uredu kako biste slušali kako pojedinci prezentiraju ideje klijentima, čuju se ton glasa i glasa koji se koriste pri predstavljanju ideje i kako se raspravlja o razlikama. • Vježbajte izražavanje svojih ideja prijateljima i obitelji i recite im da vas kritikuju. Pobrinite se da znate jesu li shvatili što pokušavate prenijeti ili ne. • Nabavite posao za skraćeno radno vrijeme kako bi vam pomogao da steknete povjerenje u izražavanje sebe i verbalno komunicirate s drugima. • Koristite priče, citate i viceve kako biste pomogli prenijeti vašu poruku. • Organizirajte svoje ideje unaprijed i pripremite svoju poruku. • Pažljivo odaberite svoje riječi. Govorite specifično, sažeto i izbjegavajte nepažljiv jezik. • Budite pozitivni u stavu i odabiru riječi. • Upotrijebite živopisan jezik, primjere, budite optimistični i koristite različite zvučne tonove kako biste privukli publiku. • Pričvrstite sebe kako biste bolje razumjeli svoj jedinstveni stil komunikacije.
Ovladavanje verbalnom komunikacijom razvija osobni rast kao i poboljšava poslovne odnose i interakcije. Riječi imaju moć stvoriti emocije i potaknuti ljude da poduzmu akciju koju želite. Iskoristite moć verbalne komunikacije kako biste lakše ostvarili svoje karijere.
Upoznajte moć aktivnog slušanja Dok je izražavanje vlastitih ideja važno u komunikaciji, aktivno slušanje drugih jednako je važno za svladavanje umjetnosti komunikacije. Veliki dio komuniciranja učinkovito uključuje slušanje uspješno. Samo se oko 25-50% onoga što čujemo zapravo pamti, što znači da morate svjesno pokušati ne samo čuti riječi koje netko kaže, nego pokušati shvatiti i ukupnu poruku koja se prenosi. Ne podcjenjuj snagu tišine. Usredotočite svoje slušanje tako da ne razmišljate o onome što ćete reći sljedeće, umjesto toga budite svjesni napora da se mentalno koncentrirate i budete fizički budni. Postati aktivni slušatelj zahtijeva vrijeme, strpljenje i praksu. Koristite sljedeće elemente kako biste poboljšali svoje vještine aktivnog slušanja. • Usredotočite pažnju na zvučnik. Usko obraćajte pozornost na njihovu neverbalnu komunikaciju. • Pokažite da slušate jezikom tijela, gestama, osmijehom i povremenim kimanjem. • Prihvatite ono što druga osoba govori povremeno kimanjem ili “uh huh.” • Pružite pozitivne povratne informacije tako što ćete parafrazirati ono što je rečeno, postavljati otvorena pitanja ili povremeno sumirati. • Odgodite prosuđivanje dok govornik ne dovrši prezentaciju svoje poruke. Nemojte prekidati. • Nemojte dopustiti da vaši osobni filtri, pretpostavke, prosudbe i uvjerenja narušavaju informacije koje čujete. Da bismo razjasnili razumijevanje, sažmite što je rečeno. • Dajte osobi nepodijeljenu pozornost. Ne dopustite sebi da vas omesti okolina.
Slušanje je više od slušanja riječi koje se izgovaraju. Aktivno slušanje podrazumijeva fokusiranje na ton glasa, odabir riječi, neverbalni govor tijela, preglas glasa, ne skakanje na zaključke i ne narušavanje onoga što se kaže našim vlastitim percepcijama. Aktivno slušanje znači biti objektivan i otvoren prema onome što netko komunicira, a da pritom ne dopušta našim osobnim uvjerenjima da utječu na poruku. Izgradite bolje poslovne odnose i smanjite sukob odnosa tako što ćete poboljšati sposobnost komuniciranja putem aktivnog slušanja.
Ilustrirajte razliku pomoću izvanrednog pisanja
Kao konkretniji oblik komunikacije, pisana riječ ostavlja manje prostora za pogreške i pogreške. U tehnološki adekvatnom društvu, gdje pisana komunikacija brzo postaje poželjna metoda komunikacije, biti u stanju učinkovito komunicirati putem pisanja važna je vještina za poboljšanje. Na današnjem radnom mjestu poslodavci aktivno traže pojedince koji posjeduju sposobnost učinkovite komunikacije putem pisane riječi. Dakle, kako možete ispolirati svoje vještine pisanja? • Izbjegavajte žargonske riječi. • Udaljite se od simbola i izbjegavajte klišeje. • Uvijek napišite ispravno imena. • Držite rečenice kratke i jednostavne. • Korektura, lektoriranje, korektura. • Revidirajte dokumente dok ne budu jasni i sažeti. Izbjegavajte nepotrebne informacije. • Provjerite jesu li dokumenti logički organizirani. • Uredite svoje pisanje za odabir riječi i viška radnika. • Koristite ispravne interpunkcijske znakove i ispravnu gramatiku. • Poboljšajte svoj vokabular koristeći rječnik za traženje značenja nepoznatih riječi. • Pročitajte svaku priliku koju dobijete. Što više čitate, više proširujete svoj vokabular i povećavate svijest o učinkovitom pisanju.
Naučite gledati pisanje kao vještinu koja se mora neprestano usavršavati kroz praksu i trud. Prakticirajte učinkovito pisanje svake šanse koju dobijete, čak i kada pišete jednostavne poruke e-pošte prijateljima i obitelji. Pisana komunikacija ima trajan učinak i trajnu prisutnost, stoga uvijek pazite na ono što komunicirate kroz pisanje.
Pokazati ispravnu etiketu u tehnološkoj komunikaciji Kako radno mjesto 21. stoljeća postaje raznolikije i tehnološki vještije, vaše komunikacijske sposobnosti moraju se neprestano usavršavati kako bi se osigurao uspjeh u karijeri. Kako se stari model upravljanja diktaturom zamjenjuje participativnim upravljanjem i većim korištenjem timova, stari način komunikacije koji je favorizirao osobnu ili glasovnu komunikaciju zamjenjuje se neosobnim komunikacijskim metodama poput e-pošte, faksa i govorne pošte. Unatoč povećanoj upotrebi u tehnologiji za komunikaciju i iako pružaju brzo rješenje za prenošenje informacija, imajte na umu da ove metode ostavljaju više prostora za nesporazume i sukobe. Pokušajte prenijeti samo činjenične informacije putem tih kanala. Rezervirajte svu komunikaciju koja uključuje bilo kakve emocije izražene za osobne metode kao što su osobno ili putem telefona.
Vezati sve zajedno Primjerene komunikacijske vještine su neke od najtraženijih kvaliteta u poslovnom svijetu. Kao što je Robert Kent, bivši dekan poslovne škole Harvarda, tako prikladno sažeo: "U poslovanju, komunikacija je sve." Bez sposobnosti učinkovitog komuniciranja, nismo u mogućnosti točno prenijeti poruke, dopustiti drugima da znaju što mislimo ili osjećamo, graditi partnerstva, motivirati druge ili rješavati sukobe. Dok profesionalno napredujete, komunikacijske vještine bit će samo bitnije za vaš uspjeh. Uspješno komuniciranje jednako je uspješnoj karijeri.
