Poslodavci imaju ogromne troškove povezane s održavanjem radne snage. Troškovi za poslodavce uključuju mnogo više od plaća, naknada, poticaja i bonusa. Izračunavanje tereta rada znači faktoring u svakom dolaru potrošenom u ime zaposlenika i poslodavca. Dok su stručnjaci za kompenzaciju ljudskih resursa općenito odgovorni za izračunavanje tereta radne snage, izvršno vodstvo organizacije također mora biti uključeno u proces. Projekcije poduzeća, prihodi, proračunski procesi i ciljevi oslanjaju se na povijesne, tekuće i predviđene troškove rada.
Sastavite svu dokumentaciju koja se odnosi na status zaposlenika. Zamolite svoje IT osoblje da vam pomogne u prikupljanju podataka o zaposlenicima, kao što su plaće, nadoknade, povećanja na temelju radnog učinka, novčane nagrade i druga financijska poticaja. Uključite predviđene i planirane troškove koji utječu na radnu snagu. Očekivani troškovi uključuju trendove zapošljavanja koji se temelje na novootvorenim tržištima ili ekspanziju na globalna tržišta koja će povećati zapošljavanje, zapošljavanje, obuku i razvoj i ostale izdatke za rad.
Istraživanje plaće evidencije kako bi se utvrdilo iznose plaćene za savezne, državne i lokalne porezne na temelju zaposlenja. Ako vaša organizacija upravlja udaljenim radnicima, dvaput provjerite državne i lokalne iznose poreza za zaposlenike koji su smješteni na lokacijama udaljenim od vašeg sjedišta. Pregledajte pravila i propise koje Porezna uprava objavljuje o ažuriranjima poreznih zakona i promjenama na temelju fiskalne godine i kalendarske godine vaše tvrtke. Poslodavci koji upravljaju administrativnim funkcijama za obračun plaća trebaju kontaktirati pružatelja usluga za te informacije. Provjerite jesu li informacije koje ste dobili od vanjskog pružatelja usluga točne i ažurne.
Pregledajte troškove naknada i ostale troškove koji se odnose na osiguranje zaposlenika. Troškovi osiguranja zaposlenika uključuju doprinose poslodavaca za planove grupne zdravstvene skrbi, premije osiguranja za radničke naknade i programe sigurnosti, te osiguranje koje se dobiva za rukovoditelje, kao što su opća politika odgovornosti i pogreške i propusti. Odvjetničke tvrtke, pružatelji zdravstvenih usluga i drugi pružatelji profesionalnih usluga također će morati izračunati premije za osiguranje od nesavjesnog liječenja, odgovornost poslodavca i naknade za upravljanje rizikom. Pokrića osiguranja, kao što su kratkoročna i dugoročna invalidnost, dodatni su iznosi plaćeni u ime svih zaposlenika.
Odredite iznose koje pridonosite planovima za zaštitu dohotka, dioničkim opcijama, programima za kupnju dionica zaposlenika i doprinosima poslodavaca za 401 (k) ili 403 (b) mirovinske štedne planove, koji su elementi ukupnog opterećenja rada. Doprinosi poslodavaca su, u mnogim slučajevima, zasnovani na stvarnim i predviđenim doprinosima zaposlenika, stoga bi podcjenjivanje vaših doprinosa moglo dovesti do netočnih ukupnih iznosa. Sigurnije je pretpostaviti da će svi zaposlenici sudjelovati u nekoj vrsti umirovljeničkih ušteda nego temeljiti svoje izračune na pretpostavkama da samo djelić vaše radne snage planira buduće prihode. Poslodavci koji pružaju tradicionalne mirovine vjerojatno će imati lakši zadatak projektiranja tereta rada. Promjene zaposlenosti zbog prometa, zadržavanja i gubitka utječu na zajamčene iznose mirovina.
Koristite informacije koje ste prikupili i istraživanja o očekivanim povećanjima i povećanju poreza kako biste pripremili proračunske tablice i formule koje se mogu lako prilagoditi na temelju popisnih izvješća zaposlenika. Poslodavci s pažnjom posvećenom detaljima mogu proizvesti precizne brojke na koje se financijski rukovoditelji mogu osloniti tijekom proračunskih izdvajanja. Ako vaš posao uključuje izlaganje izvršnog odbora o teretu rada, uključite objašnjenje vaših procesa i opravdanje za bilo kakve izmjene temeljene na trendovima u zapošljavanju.
