Područje poslovne komunikacije uključuje mnoge vrste službenih pisama. Pismo istrage, ponekad napisano "istraživanjem", često djeluje kao prvi korak prema kontinuiranoj komunikaciji. Poslovanje između potrošača i proizvođača, između dva poduzeća ili između poslodavca i zaposlenika često započinje istragom jedne strane. Komunikacija se također može završiti kada pisac primi taj početni odgovor.
Savjet
-
Kad god pišete nekome da zatražite informacije, to je upitno pismo. Možete ih koristiti za rješavanje svih vrsta pitanja kao što su sponzorstvo, slobodna radna mjesta, prodaja, projekti i financiranje.
Osnovna definicija upitnog upitnika
Dakle, što je pismo istrage? Kada neka osoba zahtijeva određene informacije od druge stranke, ta osoba može razmotriti pisanje pisma s upitom. U osnovi, ovo pismo postavlja pitanje ili zahtjev čitatelju s namjerom da uvjeri čitatelja da odgovori. Idealno istraživanje identificira određenu osobu koja je sposobna pružiti adekvatan odgovor na sažet, svrsishodan način. Primjerice, vlasnik računovodstvene tvrtke može poslati pismo za upit upravitelju prodaje uredskog pribora kako bi zatražio katalog ili posjet trgovačkog predstavnika, objašnjavajući da planira ažurirati ili premjestiti svoju tvrtku.
Osnovni format
Zaboravite na adresiranje vašeg pisma upita "Kome se to tiče?" umjesto toga, identificirati određenu osobu za kontakt unutar naslova i pozdravno pismo svog pisma kad god je to moguće. Na primjer, ako pišete da biste pitali za stažiranje, napravite malu domaću zadaću, telefonski ili putem interneta, kako biste odredili ime upravitelja zapošljavanja. Standardno upitno pismo ima otprilike tri stavka. Prvi odlomak označava ono što pisac želi, kao što su informacije o proizvodu, otvaranju posla ili drugom zahtjevu; na primjer:
Draga gospođice Smith,
Student sam (naziv koledža), radeći prema diplomi iz dječje i omladinske skrbi. Dok tražim stažiranje za ljeto 20XX, našao sam vaš popis programa za mogućnosti stažiranja na (naziv web-lokacije).
U drugom odlomku objašnjavaju se razlozi pisca za upućivanje njegovog zahtjeva čitatelju. Objasnite zašto ste se odlučili obratiti tom određenom čitatelju i kako će vam tražene informacije pridonijeti:
Budući da ste kontakt osoba za program stažiranja, pišem da zatražim više informacija. Naposljetku, tražim pripravnički staž kako bih poboljšao svoje vještine i iskustvo u skrbi za rizične mlade. Do danas, moj rad i iskustvo uključuju (popis tečajeva, relativni volonterski rad, druge prakse).
U posljednjem odlomku treba povezati pismo s izrazom zahvalnosti za vrijeme i pomoć čitatelja. Pismo se obično završava komplementarnim završetkom, kao što je "Iskreno", nakon čega slijedi ime pisca.
Tražili su i nisu tražili
Upitna pisma dolaze ili na temelju traženih ili nepoželjnih upita. Nabavljena pisma upita javljaju se najčešće kada posao reklamira svoj proizvod ili uslugu u nadi da će pokrenuti znatiželju potencijalnih klijenata. U slučajevima kada potrošač ne može samostalno pregledati proizvod, potrošač mora kontaktirati tvrtku putem zatraženog pisanog zahtjeva. U neželjenom pismu, primatelj ne daje prethodnu ponudu informacija. Pošiljatelj traži informacije od izvora za koji se vjeruje da imaju odgovor na pitanje, bez poziva da to učini iz izvora.
Traženi primjer: potpore i financiranje
Mnoge zaklade ili tvrtke koje nude donacije preferiraju primanje pisma o upitu prije primitka potpune ponude. Ovo obično traženo pismo mora u potpunosti objasniti vašu potrebu za financiranjem i može premašiti osnovni format od tri stavka, ali ne smije prelaziti tri stranice. Osim osnovnog uvoda, uspješno upitno pismo za bespovratna sredstva ili zahtjev za financiranje mora sadržavati kratak opis vaše organizacije, izjavu o potrebi, metodologiju koju namjeravate koristiti kako biste postigli željeni rezultat i sve druge izvore financiranja plan o iskorištavanju prednosti.
Nezatraženi primjer: stažiranje i radna mjesta
Većina pisama s upitima za radna mjesta i praksu dolazi na neželjeni način. Razmislite o upućivanju upita kada se divite tvrtki i mislite da biste mogli dijeliti obostrano koristan radni odnos. Započnite svoje pismo tako što ćete predstaviti sebe i svoj interes za zapošljavanje u njihovoj tvrtki. Pratite ga ukratko, uključujući, u jednom ili dva odlomka, informacije o svojim kvalifikacijama i kako vjerujete da će iskustvo unutar čitateljske tvrtke koristiti i vama i tvrtki. Dobivanje nogu u vrata s tvrtkom koju se diviti čini za nagrađivanje staž iskustvo. A tko zna? Ako dobro pristajete, to može dovesti do stalnog položaja.
