Učinkovit odgovor na pismo u kojem se traže informacije daje klijentu tražene informacije odmah, izbjegavajući suvišne riječi ili popunjavanje. Odgovaranje na zahtjeve kupaca za informacijama na vrijeme povećava vjerodostojnost vašeg poslovanja.
Otvor
U gornji lijevi kut slova unesite ime i kontaktne podatke klijenta, u standardnom formatu za pisanje pisama. Na primjer:
John Smith
555 Mockingbird Lane,
Springfield, OH
Ispod adrese klijenta umetnite datum izrade pisma.
Upotrijebite ime klijenta za personaliziranje pisma, a ne za generičko "Poštovani kupac". Prvi red nakon pozdrava trebao bi mu dati do znanja da je pismo doista odgovor na njegov zahtjev za informacijom: "Dragi John, Kao odgovor na tvoj zahtjev za informacijama …"
Tijelo pisma
Pripremite pismo klijenta ispred sebe dok sastavljate odgovor. Ponovno pročitajte pismo kako biste bili sigurni da jasno razumijete informacije koje traži. Ako kupac želi više informacija, označite različite stavke kako biste bili sigurni da ne ostavljate nikakve informacije. Zatim u tijelu pisma, adresirajte svaku stavku u obliku popisa, Ako je primjenjivo, upotrijebite elemente za oblikovanje oznaka ili numerirane liste u softverskom programu.
zatvaranje
Pozovite klijenta da poduzme mjere na temelju informacija koje ste pružili i ponovno se uključite u posao, savjetuje Cynthia Perun u Poduzetniku. Ako, primjerice, možete pomoći klijentu da naruči online narudžbu s lokacije vaše tvrtke, pozovite ga da to učini. Uključite telefonski broj tvrtke, adresu e-pošte i adresu web-lokacije. U redu je ponoviti ove informacije u zatvaranju pisma - i pozvati klijenta da vas kontaktira ako mu trebaju informacije o daljnjem praćenju.
Savjet
-
Pogreške u pisanju i gramatičke pogreške loše se odražavaju na vaše poslovanje, Prije slanja bilo kakve prepiske klijentima, uključujući odgovore na zahtjeve za informacijama, neka vaš administrativni pomoćnik ili suradnik barem dva puta izvrše lekturu pisama.
