Svrha sustava kontrole dokumenata je osigurati da su dokumenti koje vaša organizacija koristi učinkoviti i aktualni. To se može postići korištenjem jednostavnog popisa dokumenata poznatih kao glavni popis.
Priručnik o politici i postupku
Adresiranje kontrole dokumenata u priručniku za pravila i postupke trebalo bi biti prvi korak. Osim toga, vaša organizacija treba identificirati administratora koji će nadzirati kontrolu dokumenata tako da bude odgovoran za glavni popis dokumenata.
Glavni popis dokumenata
Napravite glavni popis koji identificira dokumente koji se koriste u vašoj organizaciji za učinkovito funkcioniranje. Primjeri dokumenata uključuju priručnike za postupke, priručnike za kvalitetu, radne upute i obrasce. Koristeći format proširenog lista, uključite naziv dokumenta i verziju. Ako upućujete na propisanu proceduru iz vanjskog izvora, navođenje standarda na glavnom popisu pomoći će u sljedivosti.
Proces revizije
Dokumenti koji se revidiraju moraju se zabilježiti na glavnom popisu. Na primjer, Politika i postupci osiguranja kvalitete, verzija B. Možete stvoriti svoj vlastiti identifikacijski sustav. Neke organizacije koriste datume revizije. Kada se postupak revidira, morate pregledati sve obrasce ili upute koje navodite u postupku.
