Gotovo svaka organizacija se oslanja na računala ili računalnu opremu za neke funkcije, a mnoge se organizacije oslanjaju na zaposlenike da svakodnevno koriste računala. Unatoč cjenovnim oznakama koje ovi strojevi nose, oni nude povrat ulaganja u organizaciju u obliku poboljšanja učinkovitosti, više profesionalnih prezentacija, pa čak i poboljšane komunikacije.
efikasnost
U danima prije nego što su računala postala sveprisutna u američkim organizacijama, zaposlenici u ulogama sa složenim funkcijama kao što su računovodstvo i analiza često su morali izvršavati napredne izračune s malo više od olovke, papira i kalkulatora. Zaposlenici zaduženi za izradu dokumenata morali su ručno ispisati svoje produkcije. Računala su uvela elektronički element koji zaposlenicima omogućuje stvaranje digitalnih datoteka bez potrebe za pisanjem na papiru, a elektroničke tablice omogućuju zaposlenicima da obavljaju složene matematičke izračune jednostavnim tipkanjem u stroj. Kada je 4-H proširenje organizacije u St. Paul, Minn.,. uvela računala 1986., prema Journal of Extension, agenti su brzo shvatili povećanje učinkovitosti u proizvodnji materijala za obuku, pa čak i generiranje priopćenja za tisak.
Profesionalizam
Baš kao što računala omogućavaju zaposlenicima učinkovitije stvaranje dokumenata, tako i strojevi pomažu zaposlenicima da tim dokumentima daju profinjen i profesionalan izgled. Primjerice, radnici ne mogu ručno pisati ili tipkati rukopis lokalnim novinama ili publikacijama, već mogu generirati dokument u softverskoj aplikaciji, elektronički provjeriti pravopisne i gramatičke pogreške te dokument poslati izravno uredniku. Profesionalci u prodaji mogu koristiti računala za generiranje grafikona i grafikona koji prikazuju prednosti svojih proizvoda i usluga, a izlagači mogu koristiti računala za razvoj i isporuku profesionalnih, animiranih pa čak i interaktivnih slajdova.
Dijeljenje podataka
Na popisu uredskih prednosti koje računala nude, računalna web-stranica Spam Laws neprestano potvrđuje sposobnost računala i mreža da olakšaju razmjenu informacija. Zaposlenici na jednom mjestu mogu kreirati elektroničke dokumente, a zaposlenici na drugoj lokaciji - čak iu drugoj zemlji - mogu preuzeti dokument tek nekoliko trenutaka kasnije. Budući da elektroničke datoteke zauzimaju vrlo malu količinu fizičkog prostora, zaposlenici također mogu uzeti datoteke s njima kada putuju ili im elektronski pristupaju s udaljene lokacije.
Komunikacija
Računala omogućuju elektroničku komunikaciju, a ovaj oblik trenutačnog pristupa nedvojbeno predstavlja jednu od najznačajnijih prednosti koje računalo može ponuditi organizaciji. Koristeći elektroničku komunikaciju kao što su e-pošta, razmjena izravnih poruka i web-prijenosi, voditelji organizacije mogu komunicirati s vrlo velikim brojem zaposlenika u stvarnom vremenu bez obzira na fizičku lokaciju. Računala također olakšavaju elektroničku komunikaciju s drugim glavnim dionicima kao što su investitori i dobavljači, a korisnici mogu koristiti elektroničku komunikaciju kako bi brzo dobili uslugu ili čak naručili narudžbu. Računala čak mogu pomoći organizacijama da smanje troškove komunikacije olakšavanjem videokonferencija koje smanjuju fizičko putovanje ili uspostavljanjem glasovnih veza koje eliminiraju potrebu za tradicionalnim telefonima.
