Dokumenti o politici i procedurama tvrtke ključni su čimbenik za održavanje učinkovitosti, dosljednosti i jasne komunikacije. Neke tvrtke odluče kreirati pojedinačne dokumente za različite postupke, dok druge prikupljaju sve politike i postupke u jedan priručnik koji prezentiraju svakom zaposleniku. Dobro dokumentirane politike i postupci osiguravaju pogodnosti za zaposlenike, klijente i tvrtku.
Postavite očekivanja
Politika tvrtke često postavlja očekivanja o ponašanju zaposlenika na teme kao što su pohađanje, pravovremenost, pravila oblačenja, sigurnosni propisi i drugo. Dokumenti o politici i procedurama često navode odgovornost tvrtke prema svojim zaposlenicima, uključujući zapošljavanje na jednake mogućnosti, odmor i bolovanje, obiteljski dopust, itd. Kontakti zaposlenika i pisma ponude mogu se odnositi na politiku tvrtke i priručnik o postupcima (ili priručnik za zaposlenike) i navode da zaposlenik je suglasan da se pridržava pravila koja su navedena u priručniku. Neke tvrtke zahtijevaju od novih zaposlenika da potpišu obrazac s naznakom da su primili priručnik.
Potaknite učinkovitost
Najučinkovitiji način ostvarivanja cilja je krajnji temelj za procese tvrtke. To možda nije najjednostavniji ili najbrži način, ali to je najmanje radno intenzivan način postizanja cilja bez žrtvovanja kvalitete, izazivanja rizika ili zanemarivanja bilo kakvih regulatornih zahtjeva. Teoretski, ako svaki zaposlenik slijedi zadani postupak za svaki zadatak, tvrtka će svaki put ispuniti sve ciljeve na najučinkovitiji mogući način. U stvarnosti, preferirani postupak možda neće biti moguć svaki put, tako da mnogi procesi zapravo uključuju specifičnu politiku o tome kako se nositi s takvom situacijom. To može uključivati odobrenje s više razine ili jednostavno dodatnu dokumentaciju.
Potaknite dosljednost
Dosljednost obično stvara učinkovitost. Kada ljudi svaki put rade stvari na isti način, na kraju postaju sposobni dovršiti proces u kraćem vremenu, što znači da mogu raditi više u istom vremenskom razdoblju. Dosljednost također povećava povjerenje. Dosljedne metode osiguravaju klijentima da će tvrtka voditi njihove račune s istom pažnjom i preciznošću tijekom svake interakcije. Dosljednost pomaže zaposlenicima i klijentima da znaju što mogu očekivati kada se suoče s određenom situacijom.
Ostanite legalni
Zakoni, regulativna tijela ili osiguravajuća društva zahtijevaju od tvrtki da dokumentiraju i distribuiraju neke postupke i postupke. Na primjer, većina država zahtijeva od tvrtki da imaju određen postupak za rješavanje zahtjeva radnika za naknadu štete i da osiguraju da svi zaposlenici znaju kako proces funkcionira. Osiguravajuća društva i regulatorne agencije, kao što je OSHA, zahtijevaju od tvrtki da detaljno definiraju sigurnosne politike, posebno u proizvodnom okruženju. Uključivanje tih informacija u procesni i proceduralni dokument omogućuje tvrtki da ispuni zahtjeve distribucije.
Učinkovito komunicirajte
Tvrtka može imati mnogo zaposlenika, više lokacija i / ili zaposlenika koji rade različite smjene. Zaposlenici će napustiti tvrtku i novi će se zaposlenici pridružiti tvrtki. Najlakši način za prenošenje očekivanja i procesa svim zaposlenicima, a da nikome ne nedostaje, ostavljajući informacije ili nedosljedne, pisati i distribuirati formalni dokument o politici i postupku. Osigurati da svatko ima pristup istim informacijama također pomaže u zaštiti tvrtke od neosnovanih tužbi za uklanjanje nezakonitih radnji.
