Najbolje prakse za organizaciju često se nazivaju politikama i postupcima. Politika je najvažnija, sveobuhvatna osnova za donošenje odluke. Postupak objašnjava kako nešto učiniti. Na primjer, politika bi bila tretirati klijenta s poštovanjem. Odgovarajući postupak je pozdraviti klijenta koristeći ime i prezime. Za nove i postojeće zaposlenike pravila i procedure su često on-line, što olakšava njihovo ažuriranje i ažuriranje.
Odredite uloge poslova koje su odgovorne za održavanje politika i procedura. Ova odgovornost često je dužnost kvalitetnog analitičara ili poslovnog analitičara.
Pregledajte trenutnu politiku ili postupak izmjena. Ako je potrebno promijeniti, upotrijebite jezgrovit jezik. U skladu s tim promijenite naslove politike / procedure i ključne točke. Osigurajte da su i politika i postupak činjenični.
Provedite postupak kako je objašnjen ili ga dajte drugom zaposleniku da izvrši postupak. Ako u postupku postoje bilo kakvi koraci ili pretpostavke koje nedostaju, dodajte te korake, razjasnite sve pretpostavke i ponovite postupak.
Reviziju politika i procedura jednom u dva mjeseca. Odaberite postupke koji se koriste često, a ne često.
Savjetujte pogođene skupine o promjenama politike / postupka.
Savjet
-
Gdje je to moguće, upotrijebite snimke zaslona kako biste pružili ilustraciju korak po korak kako biste pokazali kako se akcija izvodi. Kada se pravilo / postupak ažurira, uključite datum revizije. Datum revizije obavještava sve o promjenama i osigurava da imaju najnoviju verziju.
Upozorenje
Ne koristite kratice ili žargon bez da ih u potpunosti objasnite. Dvaput provjerite pravilnost i postupak za točnost.
