Upotreba priručnika o pravilima i procedurama online omogućuje svakom zaposleniku da u bilo kojem trenutku pregleda pravila i postupke bez brige o nedavnim ažuriranjima. Compay izbjegava ispis nekoliko papirnih kopija po potrebi za različite odjele. Prvi korak je pisanje priručnika o pravilima i procedurama, a sljedeći je kreiranje besplatnog računa s Google dokumentima, web-sučelje koje članu omogućuje učitavanje dokumenata i njihovo dijeljenje s drugima. Zatim prenesite dokument i postavite razine dopuštenja onih koji mogu pregledati dokument.
Stavke koje su vam potrebne
-
Softver za obradu teksta instaliran na računalu
-
priključak za internet
-
Email adresa
Otvorite novi dokument u softverskoj aplikaciji za obradu teksta. Ukratko opišite koji sadržaj treba uključiti u priručnik za procedure i postupke. Možete podijeliti priručnik po odjelima, a zatim prema zadacima u svakom odjelu. Svakako uključite kontaktne informacije za ključne članove osoblja zadužene za svaki odjel. Formatirajte i provjerite dokument. Spremite svoj rad.
Prijavite se na internet i posjetite google.docs.com. Napravite račun pomoću označene radne adrese e-pošte s lozinkom koja sadrži slova i brojeve. Provjerite e-poštu za e-poštu potvrde od Googlea s informacijama o svom novom računu i kliknite vezu za potvrdu u poruci e-pošte da biste dovršili postupak računa.
Ponovno se prijavite na svoj novostvoreni račun. Kliknite "Pošalji dokument" u blizini izbornika s lijeve strane. Pojavit će se novi prozor s dva odjeljka. Lijeva traka prikazuje vašu radnu površinu ili datoteke na tvrdom disku, ovisno o tome kako ste ga postavili. Koristite ikone sa strelicama na vrhu prozora za navigaciju do mjesta na kojem ste spremili priručnik za pravila i procedure. Kliknite na datoteku s uputama i uputama za postupak kako biste je prikazali u okviru "Naziv datoteke". Kliknite "Otvori". Google dokumenti prikazat će vam statusnu traku kada je prijenos dovršen.
Kliknite na "Natrag za upravljanje dokumentima". Kliknite prazni potvrdni okvir pored nedavno prenesenog Priručnika o pravilima i postupcima.
Kliknite na "Dijeli dokument" na alatnoj traci iznad priručnika. Time ćete otvoriti još jedan mali okvir u koji možete unijeti adrese e-pošte onih kojima želite imati dopuštenje za pregled ili uređivanje dokumenta. Ako vam nadzornik nije rekao drugačije, odmah odaberite "Prikaži". Kada kliknete na "Pozovi", poslat će vam novu poruku e-pošte osobama koje ste naveli, dajući im do znanja da postoji novi dokument koji mogu pregledati. Sada imate cjeloviti priručnik za online pravila i procedure.
Savjet
-
Postavke možete prilagoditi reproduciranjem s razinama dopuštenja i obavijesti. Ako želite, Google Dokumenti mogu obavijestiti one koje pozovete svaki put kada se napravi promjena dokumenta. To omogućuje vašim suradnicima da znaju da postoji ažurirana verzija za pregled. Osim toga, Google Dokumenti također nude vezu s glavne stranice za dijeljenje dokumenta kao trajne web-veze, što bi moglo olakšati distribuciju većim količinama ljudi i može eliminirati svakodnevno ažuriranje razina dopuštenja.
Upozorenje
Ne dijelite zaporku za Google dokumente s osobama za koje ne želite imati pristup da biste izvršili promjene na računu.
