Kako održavati poslovne zapise. Pravilno održavanje korporativnih zapisa može biti presudno za uspjeh vaše organizacije. Prati ove korake.
Stavke koje su vam potrebne
-
Računalo s pristupom internetu
-
Sustav arhiviranja
Razumjeti što su korporativni zapisi
Održavajte jasnu i učinkovitu evidenciju o korporativnim odlukama putem zapisnika o sastancima i drugih zabilješki. Zapisi tvrtke uključuju sve važne dokumente koji se odnose na vaše poslovanje, od ugovora do rješenja o zapošljavanju poduzeća do obrazaca za odobrenje najma nekretnina.
Znajte da čuvanje korporativnih zapisa nije posao koji se čini da je to kad prvi put pokrenete korporaciju. Ubuduće ćete se pozivati na te zapise kako biste odredili ciljeve tvrtke, doprinos partnera i čak riješili unutarnje sporove oko korporativnog usmjerenja i misije.
Zabilježite sve važne korporativne odluke. Ako niste sigurni, zabilježite ga. Zahvaljujući modernim mogućnostima skeniranja i upravljanju papirom izvan tvrtke, u redu je imati debele, mesnate datoteke kao zapise korporativnih sastanaka. Temeljni sadržaj će uštedjeti vrijeme u budućnosti kada su potrebne informacije.
Znati kada snimati
Zabilježite zapisnike godišnjih skupština dioničara i sastanke direktora, čak i kada se održavaju putem konferencijskog poziva ili putem interneta. One su manje formalne od sastanaka unutar tvrtke, ali to je često mjesto gdje se najbolje ideje upućuju.
Znajte da su rezolucije, bilo one između partnera ili onih o kojima odlučuju zaposlenici tvrtke, samo jake kao i papir na kojem su napisane. Usmeni sporazumi imaju malu težinu u korporativnim postavkama, zbog čega je korporativno vođenje evidencije toliko važno.
Savjet
-
Vođenje korporativnog zapisa u uredu pomoći će svakome tko je određen kao čuvar dokumenata ispravno formatirati i indeksirati minute. Kada se zapisi moraju slati izvan mjesta održavanja, čuvajte kopije u uredu i na vatrootpornoj lokaciji. Vrijeme koje ćete potrošiti na održavanje knjige poslovnih knjiga obično ovisi o veličini tvrtke. Velike tvrtke možda će morati zaposliti zaposlenika posebno za rad s dokumentima. Mala poduzeća često mogu proći s sat vremena ili tjedno ažuriranjem zapisa.
Upozorenje
Nemojte misliti da nemate vremena za ispravno bilježenje korporativnog odlučivanja. Imajući dobro indeksirane korporativne knjige knjiga može vam uštedjeti vrijeme i novac, i može vas spasiti kada se suočite s parničenjem u budućnosti. Knjiga poslovnih knjiga sadrži povjerljive informacije bitne za vašu tvrtku. Nikada je nemojte vraćati kući ili na drugi način ukloniti s radnog mjesta. Ne želite biti odgovorni za njegov gubitak.
