Ljutite poslovne pisma pišu nezadovoljni potrošači ili zaposlenici koji traže neku vrstu promjene ili financijsku naknadu. Najveći dio ljutitog pisma, obično nazvanog pisma žalbe, uključuje pregled činjenica i događaja koji su doveli do nezadovoljstva. Ako pisac pisma želi istinski angažirati tvrtku u konstruktivnom razgovoru, pismo mora ostati profesionalno.
Koristite činjenične izjave
Stavite činjenice u pismo, a ne pretpostavke ili mišljenja. Navedite što je stvorilo frustraciju, ljutnju ili nevolju. Upotrijebite činjenice koje opisuju pojedinosti onoga što se dogodilo u kronološkom redu. Dok navodite činjenice, nemojte davati mišljenja ili emocije. Pismo je profesionalnije i stoga učinkovitije, a emocije su izostavljene što je više moguće.
Na primjer, "Postoji naplata za moj zrakoplovni račun za tri označene vreće. Moja ulaznica bilježi samo jednu čekanu torbu." Ove izjave su činjenične jer se dokazuju dokumentacijom računa i ulaznice.
Kada se iznesu činjenice, objasnite zašto je to izazvalo ljutnju i frustraciju. Suzdržite se od nazivanja, psovki i optužnih izjava. Na primjer, "Kradete moj novac ovim nezakonitim optužbama", samo pojačava problem. Dokazivanje krađe je mnogo teže nego tražiti od tvrtke da prihvati odgovornost za pogrešku i automatski stavlja tvrtku u obranu.
Jasno i sažeto
Vlasnici tvrtki, menadžeri i službe za korisnike nemaju vremena za čitanje romana. Iako je važno osigurati da se relevantne činjenice prenesu, držanje stvari jasnim i konciznim drži čitatelja uključenim. Zamislite pismo žalbe kao sažetak znanstvenog eksperimenta; postoji mnogo informacija koje ulaze u eksperiment koji je sažeto sažeti s nacrtanim zaključkom na kraju. Žalbeno pismo isto čini sažeti činjenice i navesti zaključenu emocionalnu uznemirenost.
Primjer kako izraziti svoj bijes je: "Siguran sam da možete cijeniti frustraciju koju je moja obitelj doživjela kad smo shvatili što se događa." Takav pristup teži empaticnom odgovoru, a ne obrambenom.
Zahtjev za akciju
Malo je ljudi koji pišu pismo samo da bi odahnuli; djelovanje i rješavanje su obično krajnji ciljevi. Na primjer, zaposlenik koji ima problem s primjedbama koje derogiraju kolege najvjerojatnije želi vidjeti promjene u pravilima tvrtke i stegovnom protokolu. Primjer potrošačkog pisma može biti kada se gost hotela pogrešno naplaćuje za razne pogodnosti; brzi povrat je namjeravani rezultat.
Te želje i zahtjev za djelovanjem jasno su navedeni na kraju glavnog tijela neposredno prije zatvaranja. Neka slova također navode željene rezolucije na početku slova, a zatim ih ponavljaju na kraju. Zadržite zahtjeve za djelovanje pristojno i sažeto kao i ostatak pisma. Učinite željenu rezoluciju jasno tako da čitatelj razumije očekivanja - to ne jamči ništa, ali započinje razgovor.
Na primjer, "Na temelju gore navedenih činjenica, navedite puni povrat svih netočnih naplata u sljedeća dva radna dana." Čitatelj zna što želite.
Uljudno zatvaranje i kontaktne informacije
Zatvorite pismo zahvaljujući čitatelju što ste odvojili vrijeme i sve pregledali i razumjeli uključene emocije. Upotrijebite standardno zatvaranje, kao što su "Hvala" ili "Pozdravi", a zatim ispisano ime i kontaktne podatke. Pročitajte pismo o pravopisnim i gramatičkim pogreškama i iskreno pogledajte ton kako biste bili sigurni da će ostati profesionalna.
Zabilježite sve priloge sa slovom tako da upišete "Enclosures", ispod podataka o kontaktu koji odvajaju dva bloka od razmaka. Odgovarajući prilozi uključuju potvrde, korespondenciju, slike ili bilo koji drugi tiskani dokaz koji podržava vaš slučaj.
