Sve više i više tvrtki su ili outsourcing upravljanje projektima ili hiring profesionalci za obradu ovog zadatka. S promjenama u industriji, može biti teško pronaći kvalificirane ljude koji su na vrhu najnovijih trendova i strategija. Samo 2,5 posto organizacija uspješno završava sve svoje projekte. Zapanjujućih 70 posto projekata ne uspijeva. Uzimajući u obzir ove brojeve, možda se pitate je li ili ne vrijedi angažirati voditelja projekta. Baš kao i sve ostalo, postoje prednosti i nedostaci koje treba razmotriti. Vješti voditelj projekta može smanjiti vaše troškove, pojednostaviti upravljanje radnim procesima i pomoći rastu vašeg poslovanja.
Profesionalci za upravljanje projektima
Bilo da vodite malu tvrtku ili ustanovljenu organizaciju, možda nećete moći upravljati svim vrstama projekata od početka do kraja. Određeni projekti su izuzetno složeni i imaju kratak rok ili zahtijevaju posebne vještine koje vaš tim možda neće imati. Kvalificirani voditelj projekta može vam pomoći organizirati i upravljati zadacima koji zahtijevaju najviše vremena. Iskusni voditelj projekta također će motivirati vaš tim, upravljati resursima, mjeriti ishode, pružati povratne informacije i pronaći načine za povećanje kvalitete i smanjenje troškova ili vremena. Druge vještine upravljanja projektima uključuju poboljšane tehnike raspoređivanja, reagiranje na promjene, poboljšanu komunikaciju, kontrolu kvalitete i upravljanje rizikom.
Učinkovito postavljanje ciljeva
Većina projekata propada jednostavno zato što menadžeri nemaju jasan cilj. U 2013. manje od trećine svih projekata isporučeno je na vrijeme iu okviru dodijeljenog proračuna. Iz tog razloga, postavljanje SMART ciljeva je najvažnije. SMART ciljevi su specifični, mjerljivi, dostižni, realni i vremenski ograničeni. To znači akronim SMART. SMART ciljevi osigurat će da se vaši projekti dostavljaju na vrijeme bez prekoračenja proračuna. Profesionalni projektni menadžeri posjeduju stručnost i alate potrebne za izradu prognoze, upravljanje troškovima projekta i utvrđivanje rizika tijekom cijelog životnog ciklusa projekta.
Poboljšana komunikacija
Upravljanje projektima omogućuje učinkovitiju komunikaciju između voditelja i ostalih zaposlenika uključenih u projekt. Iskusni voditelji projekata učinkoviti su u upravljanju dionicima koji su ključni za uspjeh projekta. Voditelji projekata održavaju timsku povezanost, olakšavaju sastanke, potiču stručnjake za određenu tematiku, razmišljaju o idejama i prate povratne informacije u stvarnom vremenu. Komunikacija je najkritičniji aspekt svakog projekta i neophodna je vještina za svakog profesionalca na projektu.
Veće zadovoljstvo korisnika
Projekti mogu isporučiti nove značajke i otvoriti nove usluge ili proizvode kako bi oduševili kupce, ili projekti mogu doprinijeti smanjenju troškova za korisnike. Budući da metodologije upravljanja projektima daju prednost faktorima kvalitete, kao što su značajke koje klijent želi, tvrtke s uspješnim upravljanjem projektima doživljavaju veće zadovoljstvo korisnika. To se pretvara u rast prihoda i poslovanja. Vaša će organizacija biti poznata po izvrsnim rezultatima.
Visoka razina stručnosti
Unajmljivanjem projektnog menadžera ili outsourcing projekata, vaša tvrtka će imati koristi od visoke razine stručnosti. Ljudi unutar vaše organizacije naučit će nove stvari i dobiti novu perspektivu koja će pridonijeti njihovom profesionalnom rastu. Osim toga, upravljanje projektima će osloboditi vaše vrijeme kako biste se mogli usredotočiti na ključne aspekte vašeg poslovanja. Iskusni voditelj projekta moći će artikulirati projektni proces i upravljati svim područjima projekta uključujući osoblje i usklađenost.
Točna procjena rizika
Više od 75 posto tvrtki nema povjerenja u uspjeh projekta. Prekomjerna prerada, opseg puzanja, loša komunikacija i nejasni ciljevi često su krivci. Upravljanje projektima omogućuje vam da izračunate rizike i učinkovitije alocirate resurse. Prepoznat ćete koji su rizici prije nego što počnete. Na taj način možete planirati bilo kakve probleme u ranim fazama i donositi pametnije odluke jer se rizici pojavljuju tijekom cijelog životnog ciklusa projekta. Učinkovito upravljanje rizicima također vam omogućuje da iskoristite pozitivne rizike ili prilike kada se pojave.
Kontrola upravljanja projektima
Ako voditelj projekta nema pravo iskustvo ili znanje, postoji mnogo problema koji se mogu pojaviti. Gubitak resursa, problemi u planiranju, sigurnosna pitanja i međuljudski sukobi glavni su nedostaci upravljanja projektom. Osim toga, vaša organizacija može pretrpjeti visoke troškove outsourcingom rada ili angažiranjem novih zaposlenika za dovršenje projekta. Ponekad upravljanje projektima može ometati vaše svakodnevne operacije ili se drastično pogriješiti.
Visoki troškovi
Ako unajmljujete voditelja projekta, očekujete da ćete ulagati u specijalizirani softver. Ti programi mogu biti skupi i teško ih je provesti. Budući da će ih i vaš tim koristiti, možda će im trebati trening. Ovisno o vašim potrebama, možda ćete morati angažirati stručnjake ili stručnjake koji će vam pomoći oko projekta. Često će od dionika biti poticaja da uključe značajke koje u početku nisu bile planirane. Sva ova pitanja mogu brzo zbrojiti troškove projekta.
Povećana složenost
Upravljanje projektima je složen proces s više faza. Neki stručnjaci imaju tendenciju da kompliciraju svaki proces, što može zbuniti vaš tim i uzrokovati kašnjenja u isporuci projekata. Oni također mogu postati rigidni ili precizni u svojim planovima, stvarajući stresno okruženje unutar organizacije. Obično će projekti s velikim opsegom biti složeniji za realizaciju, pogotovo ako ne postoji tim posvećen isključivo radu na projektu. Međufunkcionalni članovi tima mogu zaostati u svom svakodnevnom radu, dodajući još jedan sloj složenosti.
Izravna komunikacija
Kada zaposlite tim za upravljanje projektima, novi zaposlenici se pridružuju vašoj tvrtki. To dodaje dodatni sloj komunikacije i ne mora uvijek odgovarati vašoj organizacijskoj kulturi. Zato stručnjaci preporučuju da vaš tim bude što manji. Što je tim veći, to je veća komunikacija. Ponekad je za projekt potreban veliki tim, tako da je važno pronaći voditelje projekata koji imaju jake komunikacijske vještine u raznolikosti ljudi.
Nedostatak kreativnosti
Ponekad upravljanje projektima ostavlja malo ili nimalo prostora za kreativnost. Voditelji timova ili se prekomjerno fokusiraju na procese upravljanja ili postavljaju kratke rokove, prisiljavajući svoje osoblje da radi u strogim parametrima. To može obeshrabriti kreativno razmišljanje i ometati inovacije koje bi mogle biti od koristi za projekt. Važno je da voditelj projekta zna kada treba potaknuti kreativnost i kada strogo slijediti plan projekta.
Organizacija može rasti i postići uspjeh bez uspostavljenog tima za upravljanje projektima. Međutim, zapošljavanje kvalificiranog stručnjaka za rješavanje tih aspekata može otvoriti nove mogućnosti i pomoći vašoj tvrtki da brže postigne svoje ciljeve.
