Računovodstvene transakcije se ne evidentiraju na gotovinskoj osnovi već na obračunskoj osnovi. To znači da se transakcija događa kada se dogodi, a ne nužno kada je gotovina razmijenjena. Primanje ili plaćanje gotovog novca može biti zasebna transakcija od kada je roba prodana, izvršena kupnja ili plaća koju je zaposlenik zaradio. Svaka transakcija se bilježi u časopisu ili knjizi, a povremeno će tvrtka htjeti zatvoriti ove knjige kako bi vidjela kako se izvodi.
Računovodstvo razgraničenja
Obračunsko razdoblje obično je mjesec, kvartal ili godina. Obračunsko računovodstvo priznaje transakcije u razdoblju za koje utječu na prihode ili rashode. Primjerice, materijali se mogu kupiti za mjesec dana, ali se ne plaćaju do sljedećeg mjeseca. Međutim, potrebno ih je priznati u prvim mjesecima jer će se koristiti za stvaranje robe za prodaju. Kada budu plaćeni, izvršit će se posebna transakcija.
Što je transakcija?
Transakcija je svaki događaj koji se odvija u poduzeću i utječe na novac. Kupnja zaliha, prodaja robe i zaposlenik koji radi i zarađuje plaću svi su primjeri poslovnih transakcija. Svaka mora biti upisana u odgovarajući dnevnik s debitnim i kreditnim unosom za isti iznos. Za zaduženje računa obično se dodaje. Kredit je uklanjanje iznosa iz njega.
Glavna knjiga
Nakon što su transakcije zabilježene u njihovim odgovarajućim časopisima, one se zatim evidentiraju u glavnoj knjizi. O glavnoj je knjizi najlakše razmišljati kao o detaljnom izvješću o dnevnim transakcijama. Te se transakcije evidentiraju kronološkim redoslijedom.
Zatvaranje knjiga
Na kraju obračunskog ciklusa knjige će se morati zatvoriti kako bi se započeo novi ciklus. Potrebno je izvršiti podešavanje unosa u dnevnik kako bi se zabilježili svi iznosi koji su nastali za razdoblje koje još nije na popisu i uklonili sve odgođene stavke. Potrebno je izvršiti završne unose dnevnika kako bi se oslobodila knjiga računa prihoda i rashoda, pripisujući iznose prihodima i zadržanoj dobiti.
Drugi razlozi za zatvaranje knjiga
Prilikom zaključivanja, iznosi se evidentiraju u okviru prihoda i zadržane dobiti. To pomaže u stvaranju financijskih izvješća za tvrtku kako bi se ocijenila njegova opća izvedba. Postoje tri primarne vrste financijskih izvještaja: bilanca, račun dobiti i gubitka i izvještaj o novčanim tijekovima. Drugi razlog za zatvaranje knjiga je otkrivanje pogrešaka. Ako se zbroje dugovanja i krediti, prikazat će se veće pogreške jer se ukupni iznosi moraju uvijek podudarati.
