Sve neprofitne organizacije imaju podzakonska akta: skup pravila koja uređuju stvari kao što su članstvo, ovlaštenja odbora ili direktora, dužnosti i sastav, službenici organizacije i njihove dužnosti, financijsko upravljanje i pravila za donošenje izmjena ili dopuna podzakonskih propisa. Podzakonski akti nisu javni dokumenti i nijedan ih državni ured ne zahtijeva ili pregledava., oni postoje kao temeljni okvir ili knjiga knjiga koja opisuje kako će organizacija djelovati kako bi jamčila poštenje, transparentnost i odgovornost.
Obavijestite sve članove upravnog odbora ili direktore organizacije o zakazanom sastanku kako biste se pozabavili izmjenama podzakonskih propisa. Iznos potrebne obavijesti često se navodi unutar pravilnika same organizacije. Osigurajte dovoljno unaprijed obavijesti kako nitko ne bi mogao optužiti organizaciju da pokušava isključiti bilo koju kvalificiranu osobu od sudjelovanja.
Broji prisutne članove kako bi se osiguralo da imate "kvorum" - minimalni broj članova odbora ili direktora potrebnih za obavljanje službenih poslova. Taj je broj obično samo većina članova odbora ili direktora i opet se najčešće navodi unutar samih podzakonskih akata.
Imenovati jednog člana koji će voditi detaljne bilješke o sastanku, osim ako već imate imenovanog tajnika odbora kao službenika organizacije.
Nazovite sastanak po nalogu (koji obično obavlja predsjednik uprave) i unesite željene izmjene podzakonskih propisa. Odvojite dovoljno vremena da odbor raspravlja o promjenama, raspravlja o alternativama i postavlja pitanja o predloženim izmjenama podzakonskih propisa.
Nazovite glasovanje o predloženim izmjenama (opet, obično to čini predsjednik uprave), a tajnik će primijetiti ishod glasovanja.
Ispisite izmijenjene i dopunjene pravilnike (ako su predložene izmjene odobrene) i podijelite ih direktorima ili članovima odbora. Zadržite dodatnu kopiju dostupnu za javno ispitivanje u sjedištu vaše organizacije u svako doba.
