Novčana segregacija dužnosti taktika je za smanjenje rizika od slučajnog i namjernog gubitka novca od strane zaposlenika. Osoba koja će najvjerojatnije ukrasti novac od tvrtke je dugogodišnji zaposlenik u radnom okruženju u kojem nema podjele dužnosti. Novčana segregacija dužnosti je najčešća u većim korporacijama, ali mala poduzeća također mogu imati koristi od minimalne podjele dužnosti ili ako upravitelj temeljito nadzire i pregledava novčane obveze. Pravilno razdvajanje dužnosti u gotovinskom poslovanju zahtijeva autorizaciju, skrbništvo, evidentiranje i usklađivanje.
autorizacija
Autorizacija je prvi korak u lancu nadzora. Samo jedna osoba je ovlaštena za obavljanje dužnosti. Primjerice, osoba može primati poštu i čekove, ali ne bi trebala zadržavati čekove u svom pritvoru, bilježiti ih ili usklađivati knjigu na kojoj su upisani čekovi. Osim toga, može odobriti ili pripremiti depozite, ali ne može otići u banku kako bi položio novac. Ponekad, u manjim poduzećima, osoba koja odobri ček može je pomiriti samo ako ju je drugi zaposlenik ili menadžer položio i zabilježio.
starateljstvo
Dužina pritvora ovisi o dužnosti. Na primjer, blagajnik koji rukuje novcem u osmosatnoj smjeni u većini slučajeva ne bi trebao pomiriti vlastitu blagajnu. Bilo bi prihvatljivo za nju da broji i bilježi ukupne iznose na kraju dana, ali nadređeni bi trebao pomiriti ukupne iznose kako bi potvrdio gotovinu u odnosu na račune. Time se osigurava da se sav novac obračuna, a da nitko ne nedostaje.
Snimanje
Evidentiranje je novčana naknada koja zahtijeva od upravitelja ili zaposlenika da fizički ili elektronički evidentira ukupan iznos gotovine na knjigovodstvenim knjigama poduzeća. Ova novčana naknada osigurava papirnati trag koji prati novac. U našem prethodnom primjeru, menadžer koji je pomirio blagajnu trebao bi drugog menadžera zabilježiti gotovinu za depozit ili gotovinu. Kada više ljudi rukuje gotovinom, neophodno je razdvojiti dužnosti u cijelom lancu čuvanja.
izmirenje
Pomirenje je posljednji korak u razdvajanju novčanih obveza i lancu skrbništva. On osigurava da su svi koji upravljaju novcem ispravno obračunali novac, čekove ili depozite. Kada menadžer ili zaposlenik uskladi ukupne iznose novca za dan ili tjedan, on pruža poslovnom subjektu mogućnost da uhvati bilo kakve pogreške u računovodstvu ili otkrije potencijalne interne krađe. Posao uvijek treba pomiriti s drugom osobom od one koja je primila, rukovala ili zabilježila novac.
