Ako ikada radite na administrativnom položaju, možda je vaš posao prepisati minute. To može biti teže nego što misliš da može prepisati minute. Prijepisivanje minuta znači uspostavljanje prave ravnoteže između reprodukcije premalo i previše bilješki koje ste snimili na sastanku. Nadalje, morate vježbati ne samo oštre vještine slušanja, nego i dobru uredničku osjetljivost. Prateći upute u nastavku, možete izraditi profesionalnu transkripciju minuta.
Napravite transkripciju što prije možete nakon sastanka. Moći ćete se lako sjetiti što se dogodilo na sastanku.
Ispravno dodijelite zapisnik svojim zapisnicima. Zabilježite prisutne na sastanku, ciljeve sastanka i datum / trajanje sastanka. Trebali biste uključiti i ključ koji navodi inicijale sudionika uz njihova puna imena, jer svaki put kada sudionik govori, možete predgovarati njihove izjave svojim inicijalima.
Prepisati sastanak u njegovom kronološkom redoslijedu. Podijelite razgovore / razgovore po temama, ako se na sastanku raspravljalo o više tema. Na primjer, ako se rasprava promijenila iz proračunskih pitanja u ljudske resurse, predgovor sljedećem razgovoru glasi: "Rasprava je promijenjena u razmatranje odjela ljudskih resursa …"
Razlikujte važne i nevažne rasprave na vašem sastanku. Na primjer, sigurno ne želite prepisati trenutke koje je netko odveo iz teme i razgovarao o osobnim stvarima. Umjesto da spomenemo da je rasprava nestala, napišite elipse "…" ili nešto slično, "Nakon otprilike sat vremena nepovezanog razgovora …"
Spremite dokument na tvrdi disk (ili izbrisivi pogon) prije nego ga ispišete. Transkripcija minuta zapisuje većinu glavnih poslovnih odluka, stoga je bitno da se te odluke spremaju za buduću referencu.
Savjet
-
Uvijek provjerite pravopis i gramatiku prije nego što pošaljete zapisnik svom šefu. Pitajte svog šefa da li postoji predložak koji možete koristiti za prepisivanje minuta. Ako ne, pitajte postoje li prethodne transkripcije minuta koje možete uputiti dok pišete vlastite.
Upozorenje
Budite izuzetno oprezni pri snimanju bilo kakvih ispada na sastanku. Nemojte spominjati osobu koja stoji iza ispada, ali recite nešto poput: "Bilo je jako ohrabrujuće da …" Ako se ikada osjećate nesigurno u povezivanju imena s dikusijom, posavjetujte se s predsjednikom sastanka.
