Koordinacija projekta općenito se odnosi na planiranje i upravljanje višestrukim zadacima istovremeno. Koordinacija je bitna za tvrtku koja se bavi s dva ili više povezanih projekata. Projekti se razlikuju prema poslovnim ciljevima, ali mogu uključivati pokretanje novog proizvoda ili proširenje usluga na nova područja. Koordinator projekta često ima različite uloge i odgovornosti, ovisno o industriji, veličini poslovanja i cilju projekta. Primjerice, korporacije bi mogle odrediti odvojene koordinatore projekata koji će se baviti domaćim i međunarodnim poslovima; budući da bi male tvrtke mogle uvesti temeljne zadatke koordinacije projekta u upravljačku ulogu. Koordinatori projekta mogu poslužiti kao donositelji odluka ili pomoćnici vodećih menadžera.
Osnove
Opseg projekta (npr. Integracija projekata s različitim timovima ili razmatranje alternativnih opcija) i vremenski okvir (kratkoročni i cjelokupni rok) predstavljaju bitne značajke - posebno jer uspješna koordinacija zahtijeva dugoročno planiranje zajedno s besprijekornim izvršenjem. Na primjer, ako vaša tvrtka namjerava otvoriti novu lokaciju, onda morate točno predvidjeti koliko će trajati izgradnja trgovine, nabaviti potrebne dozvole, kupiti namještaj ili opremu, kao i zaposliti i osposobiti dovoljno osoblja. Stoga, kašnjenje u primanju bitnih zaliha može utjecati na cijeli projekt, kao što je dodavanje dodatnih troškova projekta.
zaposlenici
Da bi se održala učinkovitost, razmislite o imenovanju jedne osobe ili tima ljudi koji će služiti kao koordinator (i) projekta. Koordinatori projekta moraju imati jake vještine rješavanja problema kako bi predvidjeli i odgovorili na neočekivana kašnjenja ili situacije. Nadalje, trebali bi biti u mogućnosti komunicirati i pregovarati s različitim tipovima ljudi. Ako projekt uključuje rad s tvrtkom u Meksiku, koordinatori bi trebali shvatiti da se poslovni običaji razlikuju u Meksiku od SAD-a. Ako ne možete stvoriti ulogu neovisnog koordinatora projekta, onda prilagodite dužnosti koordinatora projekta kao pomoćnika izvršnog tima. Na primjer, asistent projekta može zakazati sastanke, pripremiti dnevni red i ocijeniti napredak s općim ciljem podrške učinkovitosti projekta.
Softver
Uključite softverske programe za povećanje učinkovitosti, kao što je održavanje datoteka projekta i upravljanje ključnim informacijama. Za određene projekte, proračunske tablice, grafikone ili zidne grafikone rade učinkovito. Također koristite programe kao što su Microsoft Excel ili Project, ili čak razvijate vlasnički softver. Na primjer, možete osmisliti program koji će se usredotočiti na važan aspekt, kao što su ukupni troškovi projekta ili pitanja kontrole kvalitete. Pobrinite se da informacije o projektu budu lako dostupne ključnim sudionicima.
Razmatranja
Neki projekti uključuju ljude iz različitih organizacija ili poduzeća koji zajedno rade na postizanju sličnog cilja. Kontinuirano analizirati rizike projekta, primjerice ako član tima nije u mogućnosti dobiti dozvolu ili isporučiti robu na vrijeme. Koordinacija projekta mora uključivati planove za nepredviđene slučajeve koji se mogu brzo provesti ako je potrebno.
Upravljanje
Faze koordinacije projekta obično uključuju stvaranje općeg cilja, planiranje bitnih zadataka, te provođenje i kontrolu projekta. Razviti SWOT (prednosti, slabosti, prilike, prijetnje) ili STEP (društvene, tehnološke, ekonomske i političke) analize kroz različite faze kako bi se ocijenio napredak projekta.
