Pojmovi “projektni troškovi” i “projektni proračun” često se bacaju labavo tijekom faza planiranja projekta. Dok neki vjeruju da su ta dva pojma međusobno zamjenjiva, drugi znaju da postoji razlika između njih. Važno je da voditelj projekta razumije značenje ovih pojmova i zna kako ih ispravno koristiti kako bi se izbjegle bilo kakve konfuzije pri upravljanju projektom i komunikaciji s rukovoditeljima tvrtke o njegovom napredovanju.
Proračun projekta
Izraz “proračun projekta” odnosi se na proračun koji pokazuje kako će se potrošiti novac koji se daje za projekt. To razgrađuje financijske detalje o troškovima i nabavkama potrebnim za uspjeh projekta. Primjerice, u proračunu će se prikazati plaće zaposlenika, kupnja strojeva, pomagala, alati i najam ureda za privremene urede. Drugim riječima, voditelj projekta će moći računati na svaki peni potrošen na projektu.
Troškovi projekta
Pojam “trošak projekta” odnosi se na ukupni iznos koji će dotični projekt koštati tvrtku. Rukovoditelji koriste ovu brojku kako bi napravili promjene u drugim proračunima tvrtke, kao što su operativni proračuni, glavni proračun i proračuni troškova kako bi napravili mjesta za dotični projekt. Ukupni troškovi projekta izračunavaju se zbrajanjem ukupnih troškova u proračunu projekta, tako da vlasnici tvrtki znaju koliko ih treba ostaviti po strani.
Razvoj projekta i promjene
Sveukupni plan troškova projekta utječe na to je li proračun projekta prilagođen tijekom razvoja i izvršenja projekta. Na primjer, na projekt mogu utjecati nepredviđene okolnosti kao što su loši vremenski uvjeti ili nedostatak radne snage na terenu. Proračun se može promijeniti ako se strojevi prekinu i treba ih zamijeniti. Ako se proračun promijeni nakon odobrenja, također se prilagođava cjelokupni plan troškova projekta.
Korištenje troškova i proračuna
Rukovoditelji tvrtke će zadržati prvobitno planirane troškove projekta i konačne troškove projekta za buduće planiranje. Razlika u troškovima pokazat će gdje je planiranje imalo mane, što je korisno za buduće projekte. Također je koristan u smislu upravljanja rizicima i mjera prevencije, tako da proračun može biti točniji za buduće projekte ili zadatke.
